Tienes el local, la idea de carta y hasta el nombre. Pero entre tú y la inauguración hay un laberinto de trámites que, si los gestionas mal, pueden costarte meses de retraso o miles de euros en sanciones. Cada año, cientos de proyectos de restauración en España se quedan atascados en algún permiso municipal o en un error al dar de alta a sus primeros empleados. Esta guía recoge, ordenados por fases, todos los pasos administrativos, laborales y sanitarios que necesitas completar antes de levantar la persiana. Sin rodeos, con plazos reales y con las referencias legales que tu gestoría debería conocer.

Forma jurídica y alta fiscal: lo primero que decides

Antes de pisar el Ayuntamiento, necesitas existir legalmente. La primera decisión es si operas como autónomo o como sociedad limitada. Un autónomo puede empezar más rápido, con el alta en el RETA y el modelo 036 o 037 ante Hacienda, pero responde con su patrimonio personal. La SL exige escritura pública ante notario, inscripción en el Registro Mercantil y un capital mínimo de 3.000 euros, aunque desde la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas puedes constituirla con un euro si optas por la SL de Formación Sucesiva.

En ambos casos, debes elegir el epígrafe correcto del IAE. Para un restaurante, el habitual es el 671.4 (restaurantes de dos tenedores) o el 671.5 (de un tenedor), aunque si incluyes servicio de barra con actividad significativa, conviene consultar si necesitas un epígrafe adicional de bar-cafetería (673). Equivocarte aquí no es un detalle menor: una inspección tributaria que detecte un epígrafe incorrecto puede derivar en recargos del 5% al 20% según el artículo 27 de la Ley General Tributaria.

El alta en el censo de empresarios (modelo 036) debe hacerse antes de iniciar cualquier actividad económica. Si vas a contratar personal desde el primer día, también necesitas el Código de Cuenta de Cotización de la Seguridad Social, que solicitas en la Tesorería General con el modelo TA.6. Este código es imprescindible para dar de alta a tus trabajadores, así que no lo dejes para última hora.

Licencias municipales y permisos autonómicos

Aquí es donde la mayoría de proyectos pierden semanas. Cada municipio tiene su propia normativa urbanística, y las comunidades autónomas regulan la actividad de hostelería con leyes distintas. Aun así, hay trámites comunes que vas a necesitar en prácticamente toda España.

La licencia de actividad (o declaración responsable, según el municipio) es el documento que te autoriza a ejercer la actividad de restauración en un local concreto. Desde la transposición de la Directiva de Servicios (Ley 17/2009), muchos ayuntamientos han sustituido la licencia clásica por una declaración responsable que permite abrir antes de obtener la resolución formal. Que puedas abrir con declaración responsable no significa que no haya inspección posterior. Si el técnico municipal detecta incumplimientos, te pueden obligar a cerrar y perderás lo invertido en obras.

Necesitarás un proyecto técnico firmado por un arquitecto o ingeniero que incluya la distribución del local, el cumplimiento del CTE (Código Técnico de la Edificación), la accesibilidad según el Real Decreto 505/2007, la ventilación, la salida de humos y el aislamiento acústico. Este último punto es especialmente conflictivo en zonas residenciales: el estudio acústico debe demostrar que cumples los límites del Real Decreto 1367/2007 y la normativa municipal de ruidos.

A nivel autonómico, necesitas la inscripción en el Registro de Empresas Turísticas o equivalente. En Andalucía es el RTA, en Cataluña el Registre de Turisme, en Madrid el Registro de Establecimientos de Restauración. Este trámite se gestiona normalmente online y tiene plazos de entre 15 y 30 días hábiles.

Si tu restaurante tiene terraza, necesitas además la licencia de ocupación de vía pública, que es independiente y tiene su propia tasa municipal. En ciudades como Barcelona, Valencia o Sevilla, estas licencias se han endurecido desde 2022, con limitaciones de horario y superficie que conviene conocer antes de firmar el alquiler del local.

Sanidad, manipulación de alimentos y APPCC

La normativa sanitaria no es opcional ni negociable. Tu restaurante debe cumplir el Reglamento (CE) 852/2004 de higiene alimentaria y contar con un sistema APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico). No se trata de un documento que guardas en un cajón: los inspectores de sanidad verifican que lo aplicas en el día a día, que registras temperaturas de cámaras, que documentas la trazabilidad de los proveedores y que tu personal tiene formación en manipulación de alimentos.

La inscripción en el Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (RGSEAA) es obligatoria si elaboras productos que se distribuyen fuera de tu local. Si solo sirves en sala, basta con la inscripción autonómica en el registro sanitario correspondiente, aunque conviene confirmarlo con tu autoridad sanitaria local.

Todos tus empleados que manipulen alimentos necesitan poder acreditar formación en higiene alimentaria. Desde que se derogó el antiguo carnet de manipulador de alimentos en 2010, la responsabilidad recae en ti como empresario: debes garantizar que tu equipo tiene formación adecuada y actualizada, y conservar los certificados. Una inspección sin estos documentos puede suponer una infracción leve de entre 300 y 3.000 euros según la Ley 17/2011 de Seguridad Alimentaria y Nutrición.

Además, necesitas contratos vigentes con empresas autorizadas para el control de plagas (DDD) y para la gestión de residuos, especialmente aceites usados de cocina. Estos contratos son documentación que el inspector pedirá en su primera visita.

Obligaciones laborales: contratos, convenios y cuadrantes

Contratar personal en hostelería tiene trampas legales que debes conocer antes de publicar tu primera oferta de empleo. El Estatuto de los Trabajadores, en su artículo 34, establece que la jornada máxima ordinaria es de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual. El convenio colectivo de hostelería de tu provincia puede fijar condiciones específicas sobre descansos, turnos partidos, nocturnidad y festivos. No existe un convenio estatal de hostelería: cada provincia negocia el suyo, y las diferencias son notables. En Madrid, el convenio vigente establece 1.800 horas anuales; en Barcelona, el de Cataluña fija 1.786.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto 902/2020, estás obligado a llevar un registro retributivo de toda tu plantilla, desglosado por sexo. Si superas los 50 trabajadores, además necesitas un plan de igualdad. Esto afecta a pocos restaurantes independientes, pero si formas parte de un grupo o abres varias unidades, estate atento al umbral.

El registro de jornada es obligatorio desde 2019 para todas las empresas, sin excepción. Debes conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social). Las sanciones por no llevar registro de jornada oscilan entre 751 y 7.500 euros por infracción grave según la LISOS.

En la práctica, gestionar cuadrantes, turnos partidos, horas complementarias de contratos a tiempo parcial y el propio registro de jornada con hojas de cálculo es un caos que escala rápido en cuanto tienes más de cinco empleados. Muchos gerentes que conozco han pasado a usar Todeus precisamente por esto: centraliza la planificación de turnos, genera automáticamente el registro de jornada conforme a la normativa y te permite detectar desviaciones de horas antes de que se conviertan en un problema con la inspección. No es el único software del mercado, pero está diseñado específicamente para hostelería española, lo que marca diferencia cuando necesitas que el sistema entienda turnos partidos, festivos compensados y convenios provinciales.

Antes de que tu primer empleado empiece a trabajar, debes tener contratada una mutua colaboradora con la Seguridad Social para la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. También necesitas realizar la evaluación de riesgos laborales a través de un servicio de prevención ajeno, ya que como empresa de nueva creación no puedes asumir la prevención internamente salvo en casos muy concretos.

Seguros, protección de datos y otros trámites que se olvidan

Hay una serie de obligaciones que no encajan en las categorías anteriores pero que pueden arruinarte la inauguración si las pasas por alto.

El seguro de responsabilidad civil no es legalmente obligatorio a nivel estatal para un restaurante, pero muchos ayuntamientos y comunidades autónomas lo exigen como requisito para conceder la licencia de actividad. Aunque no te lo pidan, operar sin él es una temeridad: un accidente de un cliente en tu local puede generar reclamaciones de decenas de miles de euros.

Desde la entrada en vigor del RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), si recopilas datos de clientes para reservas, bases de datos de email marketing, videovigilancia o wifi, estás obligado a cumplir con la normativa de protección de datos. Eso implica tener un registro de actividades de tratamiento, informar a los clientes de forma visible y, si instalas cámaras, cumplir con la instrucción 1/2006 de la AEPD. El cartel de videovigilancia no es decorativo: debe incluir información específica y estar colocado antes de la zona vigilada.

Si vas a reproducir música en tu local, necesitas las licencias correspondientes de SGAE, AGEDI y AIE. La tarifa depende del aforo y la superficie, y se paga anualmente. Poner Spotify a través de los altavoces del restaurante sin licencia de comunicación pública es una infracción que estas entidades persiguen activamente.

Por último, si ofreces servicio de comida a domicilio o vendes online, necesitas cumplir con la Ley 34/2002 de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI), incluyendo aviso legal, política de cookies y condiciones de contratación en tu web.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se tarda en abrir un restaurante en España con todos los trámites?

Depende mucho del municipio y de si necesitas obras. En el mejor escenario, con un local ya acondicionado y declaración responsable, puedes abrir en 4-6 semanas desde el alta fiscal. Si hay obras de acondicionamiento y licencia de actividad clásica, el plazo sube a 3-6 meses. Ciudades grandes como Madrid o Barcelona tienden a ser más lentas en la tramitación municipal.

¿Puedo abrir un restaurante como autónomo o necesito una sociedad?

Puedes operar perfectamente como autónomo persona física. No hay obligación legal de constituir una SL para abrir un restaurante. Sin embargo, si inviertes cantidades importantes o compartes el proyecto con socios, la SL limita tu responsabilidad al capital aportado. Valora con tu asesor fiscal cuál te conviene según tu situación patrimonial y las previsiones de facturación.

¿Qué pasa si abro con declaración responsable y luego no paso la inspección?

La declaración responsable te permite iniciar la actividad, pero no te exime de cumplir todos los requisitos técnicos. Si la inspección municipal posterior detecta incumplimientos, el ayuntamiento puede dictar una orden de cese de actividad y, en casos graves, imponer sanciones económicas. Lo invertido en obras y equipamiento corre por tu cuenta, así que conviene tener el proyecto técnico bien cerrado antes de presentar la declaración.

¿Es obligatorio el registro de jornada en un restaurante con pocos empleados?

Sí, es obligatorio para todas las empresas independientemente de su tamaño, desde un solo trabajador. Así lo establece el Real Decreto-ley 8/2019. Debes conservar los registros durante cuatro años. La ITSS impone sanciones de entre 751 y 7.500 euros por no llevar este registro, y la hostelería es uno de los sectores con más inspecciones.

¿Necesito licencia para poner terraza en mi restaurante?

Sí, la terraza requiere una licencia de ocupación de vía pública independiente de la licencia de actividad del local. Se solicita en el ayuntamiento y conlleva una tasa periódica que varía mucho según la ciudad y la ubicación. Además, muchos municipios exigen que el mobiliario, las sombrillas y los cerramientos cumplan una ordenanza estética específica.