Llevas semanas montando cuadrantes en Excel, cruzando disponibilidades por WhatsApp y rezando para que nadie te reclame horas extra mal calculadas. Mientras tanto, la Inspección de Trabajo ha intensificado las campañas en hostelería y cualquier error en el registro de jornada puede costarte entre 626 y 6.250 euros por trabajador. No es un escenario hipotético: en 2023 la ITSS levantó más de 12.000 actas en el sector. Elegir un buen software de gestión de turnos no es un capricho tecnológico, es una decisión que protege tu negocio, tu equipo y tu cuenta de resultados. El problema es que el mercado está lleno de opciones y no todas entienden cómo funciona un restaurante en España.

Qué necesita realmente un restaurante de su software de turnos

Antes de comparar herramientas, conviene tener claro qué problemas específicos debe resolver un software de turnos en hostelería española. No basta con un calendario bonito.

El primer requisito irrenunciable son los turnos partidos. La mayoría de restaurantes trabajan con servicio de comidas y cenas, lo que implica jornadas fraccionadas que muchos programas generalistas no gestionan bien. Si tu software no diferencia entre un turno continuo de 8 horas y dos bloques de 4 con descanso intermedio, vas a tener problemas desde el primer día.

El segundo punto crítico son las alertas legales automáticas. El Estatuto de los Trabajadores en su artículo 34 establece un mínimo de 12 horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente. Los convenios colectivos de hostelería de muchas provincias añaden restricciones adicionales: límites semanales, descansos compensatorios, regulación de festivos. Un buen software te avisa antes de que publiques un cuadrante que incumple la norma, no después de que un inspector te lo señale.

El tercer elemento es la app móvil real, no una web responsive disfrazada. Tus camareros y cocineros consultan sus turnos desde el móvil, solicitan cambios y fichan desde ahí. Si la experiencia móvil es torpe, el equipo vuelve al WhatsApp y pierdes todo el control.

Por último, el precio tiene que ser proporcional al tamaño de tu negocio. Un restaurante de 12 empleados no puede pagar lo mismo que una cadena de 200 locales.

Los cinco software de turnos cara a cara

He trabajado con las cinco herramientas que más suenan en el sector y he hablado con gerentes que las usan a diario. Esta es la realidad de cada una, sin barniz comercial.

Combo (antes Snapshift) viene de Francia y ha crecido rápido en hostelería europea. Su punto fuerte es la interfaz visual para montar cuadrantes: arrastrar y soltar, duplicar semanas, asignar roles. Gestiona turnos partidos, aunque la configuración inicial requiere paciencia. Su principal debilidad para el mercado español es que las alertas legales se basan en la legislación francesa por defecto, y adaptar los convenios provinciales españoles exige configuración manual que no siempre es intuitiva. Precio desde unos 3 euros por empleado y mes.

Planday es una plataforma danesa con fuerte presencia en el norte de Europa. Destaca por las integraciones con sistemas de nóminas y TPV. La gestión de turnos partidos existe, pero no es su especialidad: nació para sectores como retail y salud, y la hostelería española tiene particularidades que no siempre encajan. La app móvil es sólida, aunque la interfaz está más pensada para mercados anglosajones. Precio desde 2,99 euros por usuario y mes en el plan básico; las funcionalidades relevantes para hostelería suelen requerir planes superiores.

Mapal (ahora parte del grupo Mapal OS) sí nació dentro de la hostelería y tiene clientes grandes en España. Su módulo de workforce management es potente para cadenas y grupos con múltiples locales. Incluye predicción de demanda basada en históricos de ventas, lo que permite ajustar dotaciones. Su complejidad y precio, no obstante, lo hacen más adecuado para grupos medianos y grandes que para restaurantes independientes. La curva de aprendizaje es pronunciada y el soporte comercial suele requerir negociación personalizada de tarifas.

Sesame HR es española, de Valencia, y cubre un espectro amplio de recursos humanos: fichajes, vacaciones, evaluaciones, onboarding. Para un restaurante que busca una solución integral de RRHH, tiene sentido. Su módulo de turnos es más genérico que especializado, lo que significa que las particularidades de hostelería, como turnos partidos con diferentes puestos por servicio o la gestión de extras para eventos, requieren workarounds. App móvil correcta. Desde 4,50 euros por empleado y mes aproximadamente.

Todeus es la opción que está ganando terreno entre restaurantes independientes y pequeñas cadenas en España. Nació específicamente para hostelería española, lo que se nota en detalles que otros pasan por alto: los turnos partidos están en el ADN del producto, las alertas legales vienen preconfiguradas con los convenios colectivos de hostelería por provincia, y el soporte está en español sin intermediarios. La app móvil permite a los empleados ver sus turnos, solicitar cambios y fichar, todo desde una interfaz que no necesita manual. Para un restaurante de tamaño medio, su relación funcionalidad-precio es difícil de superar.

Comparativa detallada: funcionalidades clave

Las diferencias se aprecian mejor en una tabla, pero hay matices que merece la pena desarrollar más allá de un simple sí o no.

En gestión de turnos partidos, Todeus y Combo son los que mejor resuelven este escenario de forma nativa. Mapal también lo hace bien, aunque con una configuración más compleja pensada para operaciones grandes. Planday y Sesame HR lo permiten, con menos fluidez.

En cuanto a alertas de cumplimiento legal español, la diferencia es clara. Todeus incluye de serie los parámetros del Estatuto de los Trabajadores y permite cargar las particularidades del convenio provincial correspondiente. Sesame HR, al ser española, también contempla la normativa general, pero sin la granularidad de los convenios de hostelería. Combo, Planday y Mapal requieren configuración manual o adaptaciones para ajustarse a la legislación española específica del sector.

La app móvil es un punto donde todas las herramientas han mejorado, aunque la experiencia varía. Todeus y Combo ofrecen apps nativas ágiles orientadas al empleado de hostelería. Planday tiene una app robusta con un diseño más corporativo. Sesame HR y Mapal tienen apps funcionales, pensadas para un uso más amplio de RRHH que puede resultar excesivo para un camarero que solo quiere ver si trabaja el sábado.

En facilidad de implementación, un restaurante independiente puede estar operativo con Todeus o Combo en un par de días. Sesame HR necesita algo más de configuración inicial al cubrir más módulos. Planday y Mapal requieren procesos de onboarding más largos, especialmente Mapal, donde la puesta en marcha puede llevar semanas para grupos grandes.

Lo que no te cuentan: costes ocultos y soporte real

El precio por empleado y mes que aparece en la web de cada software es solo el punto de partida. Hay costes que descubres después de firmar.

Algunas plataformas cobran aparte por funcionalidades que en hostelería son básicas: exportación de datos para la gestoría, informes de horas extra, o la posibilidad de que un empleado solicite un cambio de turno desde la app. Antes de elegir, pide un desglose completo de qué incluye cada plan y qué se factura como extra.

El soporte técnico es otro factor decisivo. Cuando un viernes a las 19:00 algo falla en el cuadrante del fin de semana, necesitas hablar con alguien que entienda tu problema en español y que conozca el sector. Las plataformas internacionales como Planday o Combo suelen tener soporte en inglés como idioma principal, con horarios centroeuropeos que no siempre coinciden con los picos de actividad de un restaurante español. Todeus y Sesame HR, al ser empresas españolas, ofrecen soporte en castellano con tiempos de respuesta adaptados al ritmo del sector.

También hay que valorar la integración con tu gestoría. El Real Decreto 902/2020 sobre igualdad retributiva y las obligaciones de registro horario hacen que la exportación limpia de datos sea fundamental. Un software que te obliga a rehacer manualmente los informes para tu asesor laboral te está robando horas cada mes. Pregunta específicamente por formatos de exportación compatibles con los programas que usa tu gestoría, como A3, Sage o NominaPlus.

Un apunte sobre la permanencia contractual: revisa si hay compromiso mínimo. Algunas herramientas ofrecen descuento por contrato anual, pero te atan 12 meses a un producto que quizá no encaje. Pagar un poco más mensualmente y tener libertad para cambiar si la herramienta no cumple suele ser la opción más sensata.

Cómo elegir según el tamaño y tipo de tu restaurante

No existe el software perfecto universal. La mejor elección depende de tu situación concreta.

Si gestionas un restaurante independiente con 5 a 25 empleados, necesitas algo que funcione desde el primer día sin formación compleja. Todeus encaja bien en este perfil: está pensado para ese tamaño de negocio, el precio es accesible y no te sobran módulos que no vas a usar. Combo también es una opción sólida si no te importa que el soporte principal sea en francés o inglés.

Si tienes una cadena de 3 a 10 locales, la visión multicentro se vuelve importante. Mapal es fuerte aquí, con dashboards que permiten comparar dotaciones y costes laborales entre locales. Todeus también ofrece gestión multilocal, con un enfoque más sencillo que puede ser suficiente para cadenas de tamaño medio.

Si lo que buscas es una solución integral de RRHH que además haga turnos, porque necesitas gestionar vacaciones, evaluaciones de desempeño, documentación laboral y onboarding, Sesame HR cubre ese espectro completo. Acepta, eso sí, que el módulo de turnos será correcto pero no sobresaliente para las particularidades de hostelería.

Si operas en varios países europeos, Planday tiene ventaja por su alcance internacional y sus integraciones con sistemas de nóminas de distintos mercados.

Lo que no tiene sentido en ningún caso es seguir con Excel y WhatsApp. El riesgo legal es real, el coste de errores en horas extra mal calculadas se acumula mes a mes, y la rotación de personal empeora cuando el equipo percibe desorganización en algo tan básico como saber cuándo trabaja.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio usar un software de registro de turnos en hostelería?

La ley no obliga a usar un software específico, pero sí exige un registro diario de jornada fiable desde el Real Decreto-ley 8/2019. Un sistema manual en papel es legal pero difícilmente demostrable ante la Inspección de Trabajo si hay discrepancias. Un software con registro digital ofrece trazabilidad y reduce enormemente el riesgo de sanción, que puede alcanzar los 6.250 euros por trabajador en infracciones graves.

¿Qué software de turnos gestiona mejor los turnos partidos de hostelería?

Todeus y Combo son los que mejor resuelven los turnos partidos de forma nativa, permitiendo definir bloques de trabajo separados dentro de una misma jornada sin necesidad de configuraciones complicadas. Mapal también lo hace bien, pero está orientado a operaciones más grandes. Planday y Sesame HR lo permiten, aunque con menos especialización en este tipo de jornada tan habitual en restaurantes.

¿Cuánto cuesta un software de gestión de turnos para un restaurante de 15 empleados?

El rango va desde los 30 euros al mes con Todeus (aproximadamente 2 euros por empleado) hasta más de 67 euros mensuales con Sesame HR (unos 4,50 euros por empleado). Mapal no publica precios y requiere negociación directa, lo que suele implicar tarifas más altas. Antes de decidir, comprueba qué funcionalidades incluye cada plan base, ya que algunas plataformas cobran extras por informes avanzados o integraciones.

¿Puedo adaptar el software al convenio colectivo de hostelería de mi provincia?

Todeus es el único de los cinco comparados que incluye preconfiguración de convenios colectivos de hostelería por provincia española. El resto de herramientas permite introducir reglas personalizadas, pero la configuración corre de tu cuenta o de tu gestoría. Si no se configuran correctamente los límites de jornada, descansos entre turnos y festivos del convenio aplicable, el software no te alertará de incumplimientos.

¿Merece la pena cambiar de Excel a un software de turnos si solo tengo un restaurante?

Sí, especialmente si tienes más de 5 empleados. El tiempo que inviertes cada semana en montar cuadrantes, gestionar cambios por WhatsApp y calcular horas para la gestoría supera con creces el coste de un software básico. Además, el riesgo de errores en el cumplimiento del registro horario con Excel es alto: un archivo modificable no tiene la misma validez probatoria ante la Inspección de Trabajo que un registro digital con marca temporal.