Tienes el local, la idea y las ganas. Pero entre tú y el día de la inauguración hay un laberinto de trámites que puede retrasarte meses si no lo planificas bien. Licencia de actividad, registro sanitario, alta de empleados, manipulador de alimentos, prevención de riesgos, protección de datos… La lista es larga y, lo peor, está repartida entre ayuntamiento, comunidad autónoma, Hacienda y Seguridad Social. Este artículo es el checklist que me habría ahorrado semanas de idas y venidas cuando abrí mi primer restaurante. Vamos paso a paso, sin rodeos.

Licencias municipales y permisos de actividad

Todo empieza en el ayuntamiento de tu municipio. El trámite clave es la licencia de actividad (o comunicación previa de actividad, según la comunidad autónoma). En muchas ciudades como Madrid o Barcelona, los restaurantes de menos de 300 m² pueden acogerse a la declaración responsable, lo que acelera la apertura. Que el trámite sea más ágil no significa que puedas saltarte los requisitos técnicos.

Necesitarás un proyecto técnico firmado por un ingeniero o arquitecto que certifique que el local cumple la normativa urbanística, las condiciones acústicas (sobre todo si sirves cenas y estás en zona residencial), la accesibilidad según el Código Técnico de Edificación y las salidas de humos. Este último punto es el que tumba más proyectos: si el local no tiene una salida de humos reglamentaria hasta cubierta, tendrás problemas serios con la licencia y con los vecinos.

Además de la licencia de actividad, necesitas la licencia de obras si vas a reformar el local (aunque sea solo para adaptar la cocina) y, dependiendo del municipio, el permiso de terraza si quieres mesas en la calle. Los plazos de concesión varían mucho: en ciudades grandes puedes esperar de 2 a 6 meses. Planifica la firma del alquiler sabiendo que pagarás renta durante ese tiempo sin facturar.

Requisitos sanitarios y de seguridad alimentaria

La normativa sanitaria para restaurantes en España se rige por el Reglamento (CE) 852/2004 de higiene alimentaria y por la legislación autonómica de cada comunidad. Antes de abrir, tu local recibirá una inspección sanitaria que verificará, entre otras cosas, la separación de zonas en cocina (zona sucia y zona limpia), la existencia de lavamanos de accionamiento no manual, los revestimientos lavables en paredes y suelos, la cadena de frío y el almacenamiento correcto de alimentos.

Todo el personal de cocina y sala que manipule alimentos debe tener el certificado de manipulador de alimentos. Desde 2010, ya no existe el carnet oficial; lo que se exige es una formación acreditada que puedes obtener online o presencialmente. Tú, como empresario, eres responsable de que esa formación esté actualizada.

También debes implantar un sistema de autocontrol basado en APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico). Esto no es opcional. En la práctica, muchos restaurantes pequeños contratan a una empresa de control de plagas y seguridad alimentaria que les monta el plan APPCC y hace las revisiones periódicas. El coste ronda los 80-150 euros mensuales, y merece cada céntimo cuando llega una inspección de sanidad.

Si elaboras productos que distribuyes fuera de tu local, necesitarás inscribirte en el Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (RGSEAA). Si solo sirves en mesa, generalmente basta con la inscripción en el registro autonómico.

Alta fiscal, forma jurídica y obligaciones con Hacienda

Antes de contratar al primer empleado o comprar la primera caja de tomates, necesitas decidir tu forma jurídica. La mayoría de restaurantes pequeños arrancan como autónomo (empresario individual) o como sociedad limitada (SL). Si vas a tener socios o quieres limitar tu responsabilidad patrimonial, la SL es la opción habitual, con un capital mínimo de 3.000 euros desde la reforma de la Ley de Sociedades de Capital.

Tendrás que tramitar el alta censal en Hacienda (modelo 036 o 037), eligiendo los epígrafes del IAE correspondientes. Para un restaurante, el más habitual es el epígrafe 671.4 (restaurantes de dos tenedores) o el 671.5 (de un tenedor). Si además haces servicio de barra o cafetería, podrías necesitar un epígrafe adicional.

En cuanto al IVA, la restauración tributa al 10% de tipo reducido por los servicios de comida y bebida consumidos en el local. Las bebidas alcohólicas para llevar tributan al 21% y, si vendes productos envasados, entras en otro régimen. Es un tema donde un buen asesor fiscal te ahorra disgustos. Presenta el modelo 303 de IVA trimestralmente y el modelo 390 de resumen anual.

Si facturas más de 6.010.121 euros anuales (cosa poco probable al inicio, pero conviene saberlo), estarás obligado a pagar el IAE. Por debajo, estás exento. Lo que sí pagarás desde el primer trimestre es el pago fraccionado del IRPF (modelo 130 si eres autónomo) o el Impuesto de Sociedades (modelo 200, anual, si eres SL).

Gestión de personal desde el día uno: contratos, convenios y horarios

Aquí es donde muchos restaurantes nuevos tropiezan con más fuerza. Contratar personal en hostelería tiene sus particularidades, y la Inspección de Trabajo (ITSS) vigila el sector de cerca. Lo primero: cada comunidad autónoma tiene su propio convenio colectivo de hostelería que fija salarios mínimos por categoría, jornadas, descansos y pluses. El convenio de Madrid no es igual que el de Valencia ni el de Andalucía. Léete el tuyo antes de redactar un solo contrato.

La jornada máxima legal es de 40 horas semanales en cómputo anual según el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, pero los convenios de hostelería suelen fijar entre 1.776 y 1.826 horas anuales efectivas. Eso te permite organizar jornadas irregulares con turnos partidos, algo habitual en restauración, siempre que respetes los descansos mínimos: 12 horas entre jornadas y día y medio semanal.

Desde la entrada en vigor del Real Decreto 8/2019, estás obligado a registrar la jornada diaria de cada trabajador, con hora de inicio y fin. Las multas por no hacerlo van de 751 a 7.500 euros por infracción. Muchos restaurantes empezaron usando hojas de papel que nadie firmaba. Hoy, herramientas como Todeus permiten fichar digitalmente desde el móvil, generar los registros horarios que exige la ley y gestionar turnos y vacaciones sin el caos de los grupos de WhatsApp. Es una de esas inversiones que se pagan sola la primera vez que recibes una visita de la ITSS.

Además del registro horario, debes elaborar el registro retributivo conforme al Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva. Da igual que tengas 3 empleados o 30: el registro retributivo es obligatorio para todas las empresas. Debe incluir los valores medios de salario base, complementos y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y categoría profesional.

Los contratos más habituales en hostelería son el indefinido (a jornada completa o parcial), el fijo-discontinuo para temporadas y el de formación en alternancia para perfiles junior. Desde la reforma laboral de 2022, el contrato temporal solo se admite por circunstancias de la producción (con límite de 6 meses ampliables a 12 por convenio) o por sustitución. Las multas por fraude en la contratación temporal pueden alcanzar los 10.000 euros por trabajador.

Seguros, prevención de riesgos y protección de datos

Hay tres patas que los restaurantes nuevos suelen dejar para el final, y es un error. La primera es el seguro de responsabilidad civil. No es legalmente obligatorio en todas las comunidades, pero abrir sin él es una locura. Una intoxicación alimentaria, un resbalón de un cliente, un incendio en cocina: cualquier incidente puede generar una reclamación que te cierre el negocio. Las pólizas para restaurantes pequeños parten de unos 300-500 euros anuales.

La segunda es la prevención de riesgos laborales. Desde que tienes tu primer empleado, estás obligado a tener un plan de prevención. Puedes asumirlo tú mismo si tienes menos de 10 trabajadores y tu actividad no está en el listado de especial peligrosidad (hostelería no lo está), tras hacer un curso de 30 horas. Lo más práctico es contratar un Servicio de Prevención Ajeno (SPA) que se encargue de la evaluación de riesgos, la vigilancia de la salud (reconocimientos médicos) y la formación de los empleados. El coste ronda los 50-100 euros por trabajador al año.

La tercera es el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la LOPDGDD. Si recoges datos de clientes (reservas online, email para newsletters, videovigilancia en el local), necesitas cumplir con la normativa. Eso implica informar al cliente de qué datos recoges y para qué, tener un registro de actividades de tratamiento y, si tienes cámaras, colocar los carteles informativos y registrar el sistema en tu documentación RGPD. Para cámaras de seguridad, el plazo de conservación máximo de imágenes es de 30 días según la Agencia Española de Protección de Datos.

Un detalle que se olvida a menudo: si instalas wifi para clientes, necesitas un portal cautivo con aceptación de condiciones y no puedes monitorizar el tráfico de datos. Parece menor, pero una denuncia ante la AEPD puede salirte muy cara.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta en total abrir un restaurante en España con todos los permisos?

Depende mucho del municipio, el tamaño del local y si necesitas obra. Solo en trámites administrativos, licencias, proyecto técnico, constitución de sociedad, seguros y primeras cuotas de prevención, calcula entre 5.000 y 15.000 euros antes de gastar un euro en mobiliario o producto. A eso súmale la reforma del local, el equipamiento de cocina y el fondo de maniobra para los primeros meses sin beneficio.

¿Puedo abrir el restaurante mientras espero la licencia de actividad?

Si tu ayuntamiento admite la declaración responsable (cada vez más municipios lo hacen para locales de menos de 300 m²), puedes abrir desde el momento en que la presentas, asumiendo la responsabilidad de que cumples la normativa. Si necesitas licencia de actividad clásica, no puedes abrir hasta que te la concedan. Abrir sin licencia es una infracción grave que puede suponer el precinto del local.

¿Qué convenio colectivo de hostelería me aplica?

Se aplica el convenio colectivo de hostelería de la provincia donde esté ubicado tu restaurante. Puedes consultarlo en el Boletín Oficial de la Provincia (BOP) correspondiente o en la web del Ministerio de Trabajo (REGCON). Cada convenio fija sus propias tablas salariales, jornada anual, pluses de nocturnidad, festivos y condiciones de contratación.

¿Es obligatorio el registro horario en un restaurante con pocos empleados?

Sí, desde el Real Decreto 8/2019 es obligatorio para todas las empresas, independientemente del número de empleados. Debes registrar diariamente la hora de entrada y salida de cada trabajador y conservar esos registros durante cuatro años. La ausencia de registro es una infracción grave con multas de 751 a 7.500 euros.

¿Necesito el carnet de manipulador de alimentos para todos los empleados?

No existe ya un carnet oficial como tal desde 2010, pero sí es obligatorio que todo el personal que manipule alimentos tenga una formación acreditada en higiene alimentaria. Tú, como empresario, eres el responsable de garantizar y documentar esa formación. Los cursos válidos suelen costar entre 15 y 30 euros y se pueden hacer online.