Si gestionas un restaurante con al menos una persona en plantilla, estás obligado a tener un registro salarial actualizado. Da igual que tengas dos camareros o cincuenta empleados entre cocina y sala. El Real Decreto 902/2020 no hace excepciones por tamaño, y la Inspección de Trabajo ya está sancionando a locales que no lo tienen o que lo rellenan de cualquier manera. El problema es que muchos gerentes de hostelería no saben qué datos incluir exactamente, cómo agrupar a sus trabajadores ni cada cuánto hay que revisarlo. Esta guía te lo explica sin rodeos, con las categorías reales de un restaurante y los pasos concretos para que lo tengas listo esta semana.

Qué exige exactamente el RD 902/2020 a tu restaurante

El Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, obliga a todas las empresas, sin importar su tamaño, a elaborar un registro retributivo de toda su plantilla. Esto incluye sociedades limitadas con un solo empleado, autónomos con personal contratado y cadenas de restauración con cientos de trabajadores.

El registro debe recoger los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo de igual valor. No vale con poner cifras globales: hay que separar salario base, complementos de nocturnidad, propinas declaradas, plus de transporte, horas complementarias y cualquier otra percepción que figure en la nómina.

Un matiz que se le escapa a mucha gente: cuando la media salarial de un sexo supere en un 25% o más a la del otro en algún grupo profesional, la empresa debe incluir una justificación objetiva de esa diferencia. En hostelería esto ocurre con más frecuencia de la que imaginas, especialmente en puestos de cocina donde los complementos por nocturnidad o festivos disparan las cifras de quien trabaja en turno de noche frente a quien hace solo mediodías.

El periodo de referencia es el año natural, y debe actualizarse cuando se produzcan alteraciones sustanciales de la plantilla. Si contratas a cuatro personas para la temporada de verano, eso ya justifica una revisión.

Las categorías profesionales de hostelería que debes usar

Aquí es donde la mayoría de restaurantes meten la pata. El registro salarial no se organiza por nombres de puesto inventados, sino por las categorías que establece tu convenio colectivo provincial de hostelería. Y aunque cada provincia tiene sus particularidades, la estructura habitual contempla grupos profesionales numerados del I al V o similar.

Para un restaurante tipo, las agrupaciones más comunes son estas:

Grupo de mandos intermedios: jefe de cocina, jefe de sala, maître. Aquí sueles tener salarios base más altos y complementos de responsabilidad.

Grupo de personal cualificado: cocineros de primera, cocineros de segunda, camareros de primera, barman, sumiller. La diferencia entre cocinero de primera y de segunda viene definida en el convenio, no la decides tú libremente.

Grupo de personal de apoyo: ayudantes de cocina, ayudantes de camarero, personal de office, friegaplatos. Son los puestos con salario base más ajustado al SMI y donde más rotación hay.

Grupo de personal administrativo: si tienes a alguien en recepción de reservas, administración o contabilidad interna.

Lo importante es que uses exactamente la denominación de tu convenio. Si trabajas en Madrid, consulta el Convenio Colectivo de Hostelería de la Comunidad de Madrid (publicado en el BOCM). Si estás en Barcelona, el del sector de hostelería de Cataluña. No mezcles nomenclaturas de distintos convenios ni te inventes categorías como «runner» o «hostess» si no aparecen en el tuyo.

Un truco práctico: coge las nóminas de tu gestoría, mira el campo de categoría profesional que figura en cada una y agrupa por ahí. Esa categoría es la que se comunicó a la Seguridad Social al dar de alta al trabajador, y es la que debe cuadrar con tu registro.

Paso a paso: cómo elaborar el registro sin volverte loco

Vamos al grano. Necesitas seguir estos pasos en orden para tener un registro salarial que aguante una inspección:

Paso 1: Recopila todas las nóminas del año natural. Pide a tu gestoría el resumen anual de retribuciones desglosado por trabajador. Necesitas: salario base, complementos salariales (antigüedad, nocturnidad, festivos, idiomas, peligrosidad), horas extra pagadas y percepciones extrasalariales (dietas, transporte, vestuario).

Paso 2: Clasifica a cada trabajador por sexo y categoría profesional. Usa las categorías de tu convenio colectivo, tal como figuran en los contratos de trabajo. Si alguien hace funciones de cocinero pero está dado de alta como ayudante de cocina, a efectos del registro cuenta la categoría contractual (aunque eso te debería hacer reflexionar sobre si necesitas reclasificarlo).

Paso 3: Calcula los valores medios y las medianas. Para cada categoría y sexo, calcula la media aritmética y la mediana de cada tipo de retribución. La mediana es clave porque evita que un dato extremo distorsione la foto. Si tienes un jefe de cocina que cobra mucho más que el otro por su antigüedad de 15 años, la mediana lo suaviza.

Paso 4: Compara las cifras entre sexos dentro de cada categoría. Si detectas una brecha superior al 25% en cualquier concepto retributivo, documenta el motivo. Razones objetivas válidas: diferente antigüedad, diferente jornada, complementos vinculados a condiciones reales del puesto (nocturnidad porque uno trabaja de noche y otra no).

Paso 5: Formaliza el documento. No hay un formato oficial obligatorio, pero el Ministerio de Trabajo publicó una herramienta de registro retributivo (IR!) que puedes descargar gratuitamente desde su web. Es un Excel bastante completo. Si lo usas, cualquier inspector lo reconocerá al instante.

Una vez terminado, el registro debe estar disponible para la representación legal de los trabajadores. Si no tienes comité de empresa ni delegados de personal, lo habitual en restaurantes pequeños, los propios trabajadores pueden solicitar acceso a las diferencias porcentuales entre sexos, aunque no a los datos individualizados.

Errores que encuentro siempre y cómo los evita Todeus

Después de ver decenas de registros salariales en restaurantes, los fallos se repiten con una constancia que asusta. El más habitual: mezclar salario bruto anual con coste empresa. El registro recoge retribuciones brutas del trabajador, no lo que tú pagas incluyendo Seguridad Social a cargo de la empresa. Si tu gestoría te pasa el coste empresa, estás inflando las cifras y el registro no sirve.

Otro clásico es no distinguir entre jornada completa y parcial. Si tienes camareros a 20 horas y camareros a 40, no puedes meterlos en el mismo saco sin equiparar las cifras. La forma correcta es calcular las retribuciones equiparadas a jornada completa para que la comparación tenga sentido. De lo contrario, siempre parecerá que las mujeres cobran menos si, estadísticamente, están más representadas en contratos parciales.

El tercer error frecuente es no actualizar el registro. Muchos gerentes lo hicieron en 2021, lo guardaron en un cajón y no lo han tocado. Cada año natural hay que rehacerlo, y si hay cambios sustanciales en la plantilla, también entre medias.

En este punto es donde una herramienta como Todeus marca la diferencia real en el día a día. Al tener centralizada la información de turnos, jornadas y categorías de tu equipo, extraer los datos necesarios para el registro salarial deja de ser una búsqueda arqueológica entre carpetas de nóminas. Cruzas la información de horas reales trabajadas con las categorías profesionales y ya tienes la base limpia para que tu gestoría o tú mismo calcules medias y medianas sin errores de partida.

El cuarto fallo, y quizá el más peligroso, es no tener el registro en absoluto. La ITSS puede imponer sanciones que van desde 626 euros en su grado mínimo (falta grave por infracción en materia de relaciones laborales) hasta 6.250 euros en grado máximo. Si la ausencia de registro se vincula a una denuncia por discriminación salarial, la cosa puede escalar a falta muy grave con multas de hasta 187.515 euros según el artículo 40.1.c) de la LISOS.

Plantilla descargable y cómo adaptarla a tu restaurante

La herramienta oficial del Ministerio de Trabajo, conocida como Herramienta IR!, es un libro Excel con varias pestañas. Puedes descargarla desde la página del Ministerio de Igualdad buscando «herramienta registro retributivo». Es gratuita y está pensada para que la rellene cualquier empresa sin necesidad de asesoría especializada, aunque conviene tener cerca a tu gestor laboral para los datos más técnicos.

Para adaptarla a tu restaurante, sigue esta lógica:

En la pestaña de «Puestos de trabajo», introduce las categorías exactas de tu convenio provincial. No inventes nombres: usa «Camarero/a de 1ª», «Cocinero/a de 2ª», «Ayudante de cocina», tal como aparecen en el texto del convenio.

En la pestaña de «Retribuciones», separa cada concepto. Si tu convenio de hostelería tiene un plus de manutención o un complemento de uniformidad, créalo como línea independiente. Cuanto más desglosado, más fácil justificar diferencias si las hay.

En la pestaña de «Resultados», el Excel calcula automáticamente las brechas. Revisa especialmente los puestos donde solo hay personas de un sexo, porque ahí no habrá comparación posible, pero debes documentarlo igualmente.

Si prefieres algo más sencillo que el Excel del Ministerio, puedes crear tu propia hoja de cálculo siempre que incluya: periodo de referencia, categorías profesionales, desglose por sexo, media y mediana de cada concepto retributivo, y justificación de brechas superiores al 25%. Lo importante no es el formato, sino que los datos estén completos y sean verificables.

Guarda siempre una copia firmada por la representación legal de los trabajadores o, si no la hay, con un acuse de recibo que demuestre que se ha puesto a disposición del personal. Esa firma puede ahorrarte un disgusto serio ante la Inspección.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿El registro salarial es obligatorio si mi restaurante solo tiene 2 empleados?

Sí. El Real Decreto 902/2020 obliga a todas las empresas con al menos un trabajador, independientemente del tamaño. No confundas el registro salarial (obligatorio para todas) con el plan de igualdad (obligatorio solo para empresas con 50 o más trabajadores). Aunque tengas dos camareros, necesitas el registro.

¿Cada cuánto tengo que actualizar el registro salarial de mi restaurante?

El registro tiene como periodo de referencia el año natural, por lo que debes rehacerlo cada enero con los datos del año anterior. Además, si se producen alteraciones sustanciales en la plantilla, como contrataciones masivas para temporada de verano o cambios importantes en la estructura retributiva, debes actualizarlo en ese momento.

¿Qué pasa si todos mis cocineros son hombres y no puedo comparar por sexo?

Debes reflejarlo igualmente en el registro. Si en una categoría profesional solo hay personas de un sexo, se documentan los datos disponibles y se indica que no es posible realizar la comparación. No por ello estás exento de elaborar el registro para el resto de categorías donde sí haya representación de ambos sexos.

¿Pueden mis empleados pedirme ver el registro salarial completo?

Depende. Si tienes representación legal de los trabajadores (delegados de personal o comité de empresa), estos tienen acceso al contenido íntegro del registro. Si no la tienes, que es lo habitual en restaurantes pequeños, los trabajadores pueden solicitar las diferencias porcentuales entre sexos por categoría, pero no los datos individualizados ni las cifras absolutas.

¿La Inspección de Trabajo está sancionando realmente a restaurantes por no tener registro salarial?

Sí, y cada vez más. La ITSS ha intensificado las campañas de inspección en materia de igualdad retributiva desde 2022. La sanción por no disponer del registro se califica como infracción grave conforme al artículo 7.13 de la LISOS, con multas de entre 626 y 6.250 euros. Si además se demuestra discriminación salarial, la infracción pasa a muy grave con multas de hasta 187.515 euros.