Si gestionas un restaurante en España, sabes que cuadrar turnos no es solo encajar nombres en una cuadrícula. Tienes que respetar los descansos del Estatuto de los Trabajadores, aplicar correctamente el convenio provincial de hostelería que te corresponda, cumplir con el registro horario obligatorio del Real Decreto 8/2019 y, encima, lidiar con turnos partidos, extras de fin de semana y rotaciones que cambian cada semana. Hacer todo esto en Excel es posible, pero a un coste enorme en horas y errores. Por eso cada vez más gerentes buscan un software específico. La pregunta es: ¿cuál merece realmente tu dinero? He probado cinco opciones populares y te cuento lo que encontré.

Qué necesita de verdad un restaurante en España

Antes de comparar funcionalidades, conviene tener claro qué problemas concretos debe resolver un software de turnos en hostelería española. No basta con un planificador bonito: necesitas que la herramienta entienda la realidad operativa de tu negocio.

El primer requisito es la gestión de turnos partidos. En hostelería es habitual trabajar de 11:00 a 16:00 y volver de 20:00 a 00:00. Un software pensado para oficinas no contempla esto, y te obligará a crear dos turnos ficticios por empleado cada día, duplicando el trabajo y generando confusión.

El segundo es el cumplimiento del registro horario según el Real Decreto 8/2019. La herramienta debe permitir el fichaje del trabajador, almacenar los registros durante cuatro años y facilitar su consulta ante una inspección de la ITSS. No vale con un PDF descargable a final de mes.

El tercero tiene que ver con los convenios colectivos provinciales. El convenio de hostelería de Barcelona no es igual al de Sevilla ni al de Madrid. Las horas máximas anuales, los complementos por nocturnidad, los descansos entre jornadas y los festivos varían. Si el software no permite configurar estas reglas, tendrás que vigilar manualmente cada cuadrante, que es exactamente lo que querías dejar de hacer.

Y por último, la comunicación con el equipo. El sector tiene una rotación altísima y muchos empleados jóvenes que esperan recibir su horario en el móvil, solicitar cambios desde una app y no tener que llamar al encargado a las diez de la noche para preguntar si trabajan mañana.

Cinco herramientas cara a cara: funcionalidades clave

He evaluado Todeus, Combo, Planday, Mapal y Last.app centrándome en los cuatro criterios anteriores. No me interesa quién tiene la interfaz más moderna, sino quién resuelve mejor los problemas reales de un restaurante en España.

Combo, de origen francés, tiene buena presencia en el mercado europeo de hostelería. Su planificador visual es intuitivo y permite arrastrar turnos con facilidad. Gestiona turnos partidos de forma nativa y tiene un módulo de control horario con fichaje desde el móvil. Su adaptación a convenios españoles es limitada, sin embargo: puedes configurar alertas de horas máximas semanales, pero no descargar automáticamente las tablas salariales de tu convenio provincial ni calcular complementos específicos.

Planday, de origen danés y ahora propiedad de Xero, ofrece una plataforma robusta con buenas integraciones contables. Su punto fuerte es la gestión de disponibilidad del empleado y la bolsa de turnos abiertos. El problema para el mercado español es que su soporte está en inglés, la documentación legal se orienta a normativa nórdica y la configuración de reglas de convenio requiere trabajo manual considerable.

Mapal (antes Mapal OS) se posiciona como solución integral para grupos de hostelería. Incluye módulos de formación, auditorías y gestión operativa además de la planificación de turnos. Es potente para cadenas con más de diez establecimientos, pero su precio y complejidad de implementación lo hacen poco accesible para restaurantes independientes o pequeños grupos.

Last.app, nacida en Barcelona, cubre gestión de turnos junto con pedidos online y punto de venta. Al ser española, contempla el registro horario legal y tiene soporte en castellano. Su módulo de turnos ha mejorado mucho, aunque sigue siendo más conocida por su parte de delivery y TPV que por la planificación de personal.

Todeus se centra específicamente en la gestión de personal para hostelería en España. Permite configurar las reglas del convenio colectivo de tu provincia, gestiona turnos partidos de forma nativa, incluye el registro horario conforme al Real Decreto 8/2019 y envía alertas automáticas cuando un cuadrante incumple los descansos mínimos del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Además, los empleados reciben sus horarios y pueden gestionar cambios desde la app móvil.

Comparativa detallada por funcionalidad

La tabla siguiente resume las funcionalidades más relevantes para un restaurante en España. He marcado con “Sí”, “Parcial” o “No” según lo que comprobé durante las pruebas. Ten en cuenta que los precios pueden variar según negociación y número de empleados.

Precio, soporte y curva de aprendizaje

El precio mensual por empleado oscila bastante. Combo se mueve en torno a 3-4 euros por empleado y mes, con descuentos por volumen. Planday parte de unos 2,50 euros en su plan básico, pero las funcionalidades avanzadas elevan el coste. Mapal no publica precios abiertamente y trabaja con presupuestos personalizados, lo que suele traducirse en un coste significativamente mayor. Last.app incluye el módulo de personal dentro de paquetes más amplios que arrancan desde 50 euros al mes para el conjunto de herramientas. Todeus tiene un modelo de precio por empleado que parte de 2 euros al mes, con todas las funcionalidades de cumplimiento normativo incluidas desde el plan base.

En cuanto al soporte, las diferencias son notables. Planday ofrece atención en inglés, lo que puede ser un freno si tu encargado necesita resolver una duda rápida un sábado noche. Combo tiene soporte en español, aunque con horarios limitados. Mapal asigna un account manager dedicado en cuentas grandes, pero la respuesta para clientes pequeños puede ser lenta. Last.app y Todeus ofrecen soporte en castellano con tiempos de respuesta razonables, algo que no parece importante hasta que lo necesitas a las doce de la noche del viernes.

La curva de aprendizaje también importa. Si tu equipo de sala tiene una media de edad de 25 años y está acostumbrado a apps móviles, cualquier herramienta moderna les resultará cómoda. El problema suele estar en el gerente o encargado que tiene que configurar el sistema. Las soluciones más especializadas en hostelería española, como Todeus o Last.app, requieren menos adaptación porque las plantillas y reglas ya vienen preconfiguradas para el sector.

Cómo elegir sin arrepentirte en tres meses

Te voy a ahorrar el «depende de tus necesidades» porque, siendo honesto, sí depende, pero hay criterios claros para decidir.

Si gestionas un grupo de más de diez establecimientos y necesitas una plataforma integral que cubra formación, auditorías de calidad y gestión operativa además de turnos, Mapal tiene sentido pese a su coste. Es una inversión que se justifica cuando la complejidad organizativa lo requiere.

Si ya usas Last.app para pedidos online o TPV y quieres centralizar todo en una sola plataforma, añadir su módulo de gestión de personal es la opción más cómoda. No será el planificador de turnos más potente del mercado, pero evitas tener cinco herramientas distintas.

Si tu prioridad es cumplir con la normativa española sin romperte la cabeza, si necesitas que el software entienda qué es un turno partido, qué dice tu convenio provincial y cuándo estás rozando una sanción de la Inspección de Trabajo, necesitas una herramienta pensada desde cero para la hostelería española. Todeus cubre exactamente ese hueco.

Mi consejo práctico: antes de contratar nada, haz una prueba gratuita con tus datos reales. No con tres empleados ficticios, sino con tu plantilla completa durante dos semanas. Verás enseguida si la herramienta se adapta a tu forma de trabajar o si eres tú quien tiene que adaptarse a ella. Ese matiz marca la diferencia entre un software que usas y uno que abandonas al tercer mes.

Si quieres empezar por alguna parte, crea tu cuenta en Todeus y configura tu primer cuadrante con las reglas de tu convenio. No necesitas tarjeta de crédito para probarlo, y en quince minutos sabrás si es lo que buscas.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio usar un software de registro horario en hostelería?

El Real Decreto 8/2019 obliga a todas las empresas a registrar la jornada diaria de sus trabajadores y conservar los registros durante cuatro años. No exige un software concreto, puedes hacerlo en papel, pero la ITSS valora positivamente los sistemas digitales porque son más difíciles de manipular y facilitan las inspecciones. En la práctica, un software te ahorra horas de gestión y reduce el riesgo de sanciones que pueden ir de 751 a 7.500 euros por infracción grave.

¿Qué software gestiona mejor los turnos partidos típicos de hostelería?

Las herramientas diseñadas específicamente para hostelería, como Todeus, Combo o Last.app, gestionan turnos partidos de forma nativa, permitiéndote definir un turno con dos franjas horarias dentro del mismo día. Planday puede hacerlo, pero requiere configuración manual adicional. Si los turnos partidos son habituales en tu restaurante, asegúrate de que la herramienta no te obligue a crear dos turnos independientes, porque eso complica el cálculo de horas y los informes.

¿Puedo configurar las reglas de mi convenio colectivo provincial en estos programas?

Depende de la herramienta. Todeus permite seleccionar tu convenio provincial y aplica automáticamente las reglas de descansos, horas máximas y complementos. Combo y Mapal ofrecen configuración parcial que requiere ajustes manuales. Planday no incluye convenios españoles de serie. Verifica este punto antes de contratar, porque un software que no controla los límites de tu convenio te deja en la misma situación que una hoja de cálculo.

¿Cuánto cuesta de media un software de gestión de turnos para un restaurante?

Para un restaurante con 15 empleados, el coste mensual oscila entre 30 y 60 euros en la mayoría de herramientas con precio por empleado. Mapal trabaja con presupuestos cerrados y suele ser más caro, orientándose a grupos grandes. La mayoría ofrece prueba gratuita de 14 días, así que puedes probar antes de comprometerte. Ten en cuenta que el ahorro en horas de gestión y la reducción de errores en nóminas suelen compensar la inversión desde el primer mes.

¿Qué pasa si la Inspección de Trabajo pide ver mis registros horarios?

La ITSS puede solicitar los registros de jornada de los últimos cuatro años en cualquier inspección, ya sea programada o por denuncia de un trabajador. Si usas un software con registro horario digital, podrás generar los informes al momento y demostrar el cumplimiento. Si no tienes registros o están incompletos, te expones a sanciones de entre 751 y 7.500 euros por infracción grave según la LISOS. Un buen software de turnos genera estos informes automáticamente y los tiene siempre disponibles para descarga.