Si tienes un restaurante con al menos una persona en nómina, estás obligado a elaborar un registro retributivo. No importa si eres un bar de barrio con dos camareros o un grupo con cincuenta empleados: el Real Decreto 902/2020 no hace distinciones por tamaño. La mayoría de los hosteleros que conozco no lo tienen actualizado, o directamente no saben que existe. El problema es que la ITSS sí lo sabe, y las sanciones por incumplimiento empiezan en 626 euros y pueden superar los 6.250 en caso de falta grave. Vamos a ver exactamente qué te pide la norma, cómo adaptarlo a la realidad de un restaurante y qué herramientas te ahorran horas de trabajo.

Qué exige exactamente el RD 902/2020 a tu restaurante

El Real Decreto 902/2020, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, entró en vigor el 14 de abril de 2021. Su obligación central es clara: todas las empresas deben contar con un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. No es optativo, no depende del convenio colectivo de tu provincia y no hay exención por número de empleados.

El registro debe incluir los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías o puestos de trabajo de igual valor. En hostelería esto se traduce en desglosar lo que cobran, por ejemplo, tus camareros y camareras, tus cocineros y cocineras, y el personal de sala frente al de barra, siempre separando hombres y mujeres.

Hay un matiz que muchos asesores pasan por alto: cuando la empresa tenga 50 o más trabajadores y la media aritmética o la mediana de las retribuciones de un sexo supere en un 25% la del otro, el empresario debe incluir una justificación objetiva de esa diferencia. Si no la justificas, la Inspección de Trabajo puede presumir discriminación. En restaurantes grandes o grupos de hostelería con varias marcas, este umbral se alcanza más fácilmente de lo que parece, sobre todo cuando los puestos de cocina, históricamente masculinizados en jefaturas, acumulan complementos de nocturnidad o festivos que distorsionan la media.

Las categorías profesionales en hostelería y por qué complican el registro

Uno de los dolores de cabeza reales al hacer el registro retributivo en un restaurante es encajar la estructura salarial de hostelería en las categorías que pide la norma. Los convenios colectivos de hostelería, que varían mucho de una provincia a otra, manejan clasificaciones profesionales propias. El convenio de Madrid distingue entre camarero de segunda, camarero de primera y jefe de sala. El de Barcelona habla de grupos profesionales numerados. El de Sevilla tiene su propia nomenclatura.

El RD 902 te pide que agrupes los puestos por trabajos de igual valor, aplicando los criterios del artículo 28.1 del Estatuto de los Trabajadores: naturaleza de las funciones, condiciones educativas, profesionales o de formación, condiciones laborales y factores relacionados con el desempeño. En la práctica, esto significa que no puedes meter en el mismo saco a un friegaplatos y a un jefe de cocina solo porque ambos trabajen en cocina. Pero tampoco puedes separar artificialmente a una camarera de barra y un camarero de barra si hacen exactamente lo mismo.

Después de haber revisado registros de decenas de restaurantes, el consejo más práctico es trabajar con cuatro o cinco agrupaciones reales del negocio: personal de cocina base, jefatura de cocina, personal de sala, responsables de sala y personal de limpieza o auxiliar. A partir de ahí, el desglose por sexo sale de forma natural y el documento resulta manejable.

Cómo elaborar el registro paso a paso con datos reales

Para construir el registro retributivo necesitas reunir los datos del último año natural completo. El salario base de cada empleado según su categoría y lo que marca el convenio colectivo aplicable; los complementos salariales como antigüedad, nocturnidad, festivos, productividad o propinas declaradas si las hay; las percepciones extrasalariales como dietas, transporte, vestuario o formación pagada; y las indemnizaciones o cualquier otra percepción que figure en nómina.

Con todos esos datos, tienes que calcular la media aritmética y la mediana de cada concepto, separados por sexo y agrupados por puesto de igual valor. Un ejemplo simplificado: si tienes cuatro camareros hombres que cobran 1.400, 1.450, 1.500 y 1.600 euros de salario base, y tres camareras que cobran 1.400, 1.420 y 1.450, la media masculina es 1.487,50 y la femenina 1.423,33. La diferencia porcentual es del 4,5%, así que no supera el umbral del 25% y no necesitas justificación adicional. Pero si en complementos de nocturnidad la diferencia se dispara porque a ellos les asignas más turnos de noche, ahí tienes un problema que la ITSS puede señalar.

El registro debe actualizarse cuando se produzcan cambios significativos en la plantilla: una ronda de contrataciones, una subida salarial fuera de convenio o una reestructuración de turnos son motivos suficientes. No basta con hacerlo una vez y olvidarte.

Simplifica el registro con software de RRHH como Todeus

Hacer todo esto en una hoja de Excel es viable si tienes cinco empleados. Cuando pasas de quince o veinte, con turnos rotativos, extras de fin de semana, personal eventual en temporada alta y diferentes complementos según convenio, el Excel se convierte en una trampa de errores. He visto restaurantes que presentaban registros con datos de hace dos años porque nadie se acordó de actualizarlos después de contratar a seis personas en verano.

Herramientas de gestión de recursos humanos pensadas para hostelería, como Todeus, permiten automatizar buena parte del proceso. Al tener centralizados los datos de nómina, categorías profesionales, turnos y complementos, el sistema puede generar el desglose por sexo y calcular medias y medianas sin que tengas que cruzar datos a mano. Además, avisa cuando un cambio en la plantilla obliga a actualizar el registro, algo que manualmente casi nadie recuerda hacer.

Lo que más valoro de este tipo de software no es la automatización en sí, sino que reduce el margen de error humano. Un registro retributivo mal hecho no solo expone a sanciones: también puede generar conflictos internos si un empleado solicita acceso a los datos, cosa que el Estatuto de los Trabajadores le permite hacer a través de la representación legal de los trabajadores.

Sanciones reales y qué revisa la ITSS en una inspección

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha intensificado las campañas de control de igualdad retributiva desde 2022. En hostelería, uno de los sectores con mayor volumen de empleo y rotación, las visitas no son infrecuentes. Cuando un inspector pide el registro retributivo, quiere ver tres cosas: que exista, que esté actualizado y que los datos cuadren con las nóminas reales.

Si no tienes registro, la infracción se tipifica como falta grave según el artículo 7.13 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), con multas de 626 a 6.250 euros. Si la ausencia del registro se vincula a una situación real de discriminación salarial por sexo, la infracción puede considerarse muy grave, con sanciones de hasta 187.515 euros. No es habitual llegar a esas cifras en un restaurante pequeño, pero tampoco es imposible si se acumulan incumplimientos.

Hay otro riesgo que muchos propietarios no contemplan: la demanda individual. Cualquier trabajadora que sospeche discriminación retributiva puede solicitar los datos del registro a través de los representantes de los trabajadores. Si no hay representación legal, algo frecuente en restaurantes pequeños, el acceso se limita a las diferencias porcentuales, no a los datos individuales. Pero si esas diferencias son llamativas y no están justificadas, el terreno queda abonado para un procedimiento judicial en el que la carga de la prueba se invierte: eres tú quien debe demostrar que no discriminas, no la trabajadora quien debe probar que lo haces.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Estoy obligado al registro retributivo si solo tengo 3 empleados?

Sí. El RD 902/2020 obliga a todas las empresas con al menos un trabajador, independientemente del tamaño. La única diferencia es que las empresas con menos de 50 empleados no están obligadas a incluir la justificación cuando la brecha supere el 25%, aunque sí deben tener el registro completo y actualizado.

¿Las propinas cuentan para el registro retributivo?

Solo si están declaradas como retribución en nómina. Las propinas en efectivo que no se reflejan en la documentación salarial no forman parte del registro. Sin embargo, si tu restaurante tiene un sistema de reparto de propinas formalizado y cotizado, deben incluirse como percepción extrasalarial.

¿Cada cuánto tiempo hay que actualizar el registro retributivo?

El registro debe referirse al año natural completo y actualizarse cuando se produzcan alteraciones sustanciales en la política retributiva de la empresa. Contrataciones masivas de temporada, subidas salariales fuera de convenio o cambios en la estructura de complementos son motivos para actualizarlo antes del cierre del año.

¿Qué pasa si un empleado me pide ver el registro retributivo?

El acceso se canaliza a través de la representación legal de los trabajadores. Si la empresa tiene 50 o más empleados, los representantes acceden al contenido completo. Si tiene menos de 50, solo acceden a las diferencias porcentuales entre sexos por categoría, no a datos individuales.

¿El registro retributivo es lo mismo que la auditoría retributiva?

No. El registro retributivo es obligatorio para todas las empresas. La auditoría retributiva solo es obligatoria para empresas que deben elaborar un plan de igualdad, es decir, las de 50 o más trabajadores. La auditoría es un análisis más profundo que incluye un diagnóstico de la situación retributiva y un plan de actuación para corregir desigualdades.