Son las 13:15 de un viernes y tu sala empieza a llenarse. Justo entonces, dos personas se identifican como inspectores de la ITSS y piden hablar con el responsable. No avisan antes. No necesitan cita. Y a partir de ese momento, cada documento que no tengas a mano puede convertirse en una sanción de entre 750 y 225.018 euros. Esta situación la he visto decenas de veces en restaurantes que creían tener todo en orden. Te explico exactamente qué documentación te van a pedir, cuáles son las infracciones que más repiten los hosteleros y cómo prepararte para que una visita de la Inspección de Trabajo no te quite el sueño.

Qué documentación piden los inspectores en un restaurante

El inspector tiene potestad para solicitar cualquier documentación laboral, pero en hostelería hay un patrón claro. Lo primero que van a pedirte es el registro de jornada de todos los empleados, incluidos los que no estén presentes ese día. Desde la reforma del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto-ley 8/2019), este registro es obligatorio, debe incluir hora de inicio y fin de cada jornada, y conservarse durante cuatro años.

Después vendrán los contratos de trabajo. Necesitan ver el contrato vigente de cada persona que esté trabajando en el local en ese momento. Si tienes a alguien en cocina sin contrato firmado, la infracción es automática y grave. También revisarán los partes de alta en la Seguridad Social, que deben estar dados de alta antes de que el trabajador empiece, no al día siguiente ni cuando llegue la gestoría.

El tercer bloque habitual es la documentación de prevención de riesgos laborales: el plan de PRL, la evaluación de riesgos del puesto, los certificados de formación e información a los trabajadores y la vigilancia de la salud. En restaurantes con cocina, la evaluación debe cubrir riesgos específicos como quemaduras, cortes, suelos resbaladizos y manipulación de cargas.

Otros documentos que pueden solicitar son el calendario laboral del año en curso, que debe estar visible para los empleados, el cuadrante de turnos, los recibos de nóminas firmados y, si aplica, el registro retributivo obligatorio según el Real Decreto 902/2020 para empresas con cualquier número de trabajadores.

Las 5 infracciones más frecuentes en hostelería

Tras años acompañando a restaurantes en procesos de inspección, estas son las infracciones que se repiten una y otra vez.

La primera y más sancionada es la falta de registro horario o registro incompleto. No basta con tener un cuaderno donde el empleado firma al entrar. El registro debe reflejar la hora real de entrada y salida cada día, no un horario genérico copiado del contrato. Una hoja con ocho horas iguales de lunes a domingo levanta todas las alarmas.

La segunda es tener trabajadores sin contrato o sin alta en la Seguridad Social, lo que la ITSS denomina empleo irregular. Es una infracción grave que puede oscilar entre 3.750 y 12.000 euros por cada trabajador detectado. En servicio de fin de semana, cuando metes a un conocido a echar una mano sin formalizar nada, el riesgo es enorme.

La tercera son los incumplimientos en materia de prevención de riesgos laborales. Muchos restaurantes contratan un servicio de prevención ajeno, reciben un dossier y lo guardan en un cajón sin leerlo. Si el inspector pregunta a un cocinero si ha recibido formación en PRL y dice que no, la sanción recae sobre ti, no sobre la empresa de prevención.

La cuarta es el exceso de horas extraordinarias. El convenio colectivo de hostelería de tu provincia establece un máximo anual, y el Estatuto de los Trabajadores fija un tope general de 80 horas extras al año. Sin un registro horario fiable, no puedes demostrar que cumples.

La quinta infracción frecuente es no respetar los descansos mínimos: 12 horas entre jornadas y día y medio semanal. Los turnos partidos tan habituales en restaurantes generan muchas situaciones donde ese descanso mínimo se incumple sin que el gerente sea consciente.

Cuánto cuestan realmente las sanciones

Las sanciones de la ITSS se clasifican en leves, graves y muy graves, y dentro de cada categoría hay grados mínimo, medio y máximo. Estas son las cifras actualizadas que más afectan a restaurantes.

No tener el registro horario se considera infracción grave en materia de relaciones laborales, con multas de 751 a 7.500 euros. Si el inspector detecta que el registro existe pero está manipulado o no refleja la realidad, la situación empeora porque puede considerarse obstrucción a la labor inspectora.

El empleo irregular sin alta en Seguridad Social es infracción grave, de 3.750 a 12.000 euros por trabajador. Pero si además hay un accidente laboral de ese trabajador no dado de alta, la empresa responde de todas las prestaciones de la Seguridad Social con un recargo del 30 al 50 por ciento. He visto casos donde una caída en cocina de un trabajador sin alta acabó costando más de 40.000 euros al restaurante.

Las infracciones en PRL oscilan entre 2.451 y 49.180 euros en su grado grave. Y si hay un accidente de trabajo relacionado directamente con la falta de medidas preventivas, las multas pueden alcanzar los 225.018 euros en el grado máximo de infracción muy grave, además de posibles responsabilidades penales.

El coste no es solo económico. Una acta de infracción queda registrada y puede afectar a la hora de solicitar bonificaciones, subvenciones o participar en licitaciones públicas si tu restaurante ofrece catering institucional.

Checklist para estar preparado ante una inspección

Te comparto la lista que uso cuando audito restaurantes antes de que llegue la inspección. No se trata de tenerlo todo perfecto, sino de tener lo básico accesible e irrebatible.

La documentación que debe estar en el local, no en la gestoría, incluye copias de todos los contratos vigentes, partes de alta actualizados de cada empleado, registro horario del mes en curso y los cuatro meses anteriores, calendario laboral visible en zona común, y el plan de prevención de riesgos laborales con los certificados de formación firmados.

Revisa una vez al mes que los registros horarios cuadran con la realidad. Si usas un sistema digital, comprueba que los empleados fichan correctamente y que no hay patrones sospechosos como entradas y salidas siempre a la misma hora exacta. Herramientas como Todeus permiten gestionar el registro horario digital con validez legal y generar los informes que pide la inspección en cuestión de segundos, lo cual te ahorra el momento de nervios buscando papeles en medio del servicio.

Asegúrate de que cada trabajador ha firmado el documento de información de riesgos de su puesto. No vale una firma genérica: el documento debe especificar los riesgos concretos de cocina, sala o barra según corresponda.

Ten localizable el teléfono de tu servicio de prevención ajeno y de tu asesor laboral. Si el inspector plantea una cuestión compleja sobre un convenio colectivo, puedes pedir un plazo razonable para aportar documentación adicional, pero lo básico debe estar disponible en el momento.

Por último, forma a tus encargados. Si tú no estás cuando llega la inspección, la persona al mando debe saber dónde está cada documento y cómo colaborar con el inspector sin ponerse nervioso ni ofrecer información que no le han pedido.

Cómo actuar durante la visita del inspector

El inspector se identificará con su credencial y te comunicará el motivo de la visita, aunque no tiene obligación de concretarlo demasiado. Tu obligación legal es colaborar, facilitar el acceso al centro de trabajo y aportar la documentación que te soliciten. Obstruir la labor inspectora es en sí misma una infracción muy grave.

Mantén la calma y sé transparente. He visto a propietarios intentar esconder a un trabajador sin contrato mandándolo al almacén. Los inspectores conocen perfectamente ese truco y suelen contar el número de platos en la cocina o preguntar directamente a los empleados cuántos compañeros hay en el turno.

Tienes derecho a que te acompañe un representante legal durante la visita, pero el inspector no tiene por qué esperar a que llegue para comenzar sus comprobaciones. Si te pide documentación que no tienes físicamente en el local, solicita un plazo para aportarla. Normalmente conceden entre 5 y 10 días hábiles para documentos que no son de presencia inmediata obligatoria.

Cuando el inspector termine, te dejará constancia de su visita. Si detecta irregularidades, puede levantar un acta de infracción o bien un requerimiento para que subsanes en un plazo determinado. El requerimiento es, en la práctica, una segunda oportunidad: corriges lo que te dicen y no hay sanción económica. No la desaproveches.

Un consejo que doy siempre: pide al inspector que te explique exactamente qué has de corregir y toma nota delante de él. No es una conversación adversarial. La mayoría de inspectores prefieren que regularices la situación a tener que tramitar un expediente sancionador.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Puede un inspector de trabajo entrar en mi restaurante sin previo aviso?

Sí. La Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo, establece que los inspectores pueden personarse sin comunicación previa en cualquier centro de trabajo. No necesitan orden judicial ni cita. Tu obligación es facilitar el acceso y colaborar desde el primer momento.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar los registros horarios de mis empleados?

Según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años. Durante ese periodo, la inspección puede solicitarlos. Te recomiendo guardarlos en formato digital con copia de seguridad para evitar pérdidas.

¿Me pueden sancionar si un empleado no ha fichado un día concreto?

Sí, la responsabilidad del registro horario recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. Si un empleado no ficha, tú eres quien debe implementar mecanismos para garantizar que se registre la jornada completa. Un día sin registro puede interpretarse como falta de sistema efectivo.

¿Qué pasa si la inspección viene y yo no estoy en el restaurante?

El inspector realizará la visita igualmente con quien esté al mando. Por eso es fundamental que tus encargados sepan dónde está la documentación laboral y cómo colaborar. La ausencia del titular no suspende ni aplaza la actuación inspectora.

¿Puedo recurrir un acta de infracción de la Inspección de Trabajo?

Sí, tienes un plazo de 15 días hábiles para presentar alegaciones desde la notificación del acta. Si las alegaciones se desestiman y se confirma la sanción, puedes interponer recurso de alzada. Es recomendable contar con asesoramiento legal especializado en derecho laboral desde el momento en que recibes el acta.