Abres el portátil un lunes a las siete de la mañana y tienes once pestañas distintas: el TPV por un lado, la hoja de turnos en Excel, tres plataformas de delivery, el correo del proveedor de pescado y una app de reservas que no para de pitar. Si gestionas un restaurante en España en 2024, el problema ya no es que te falte tecnología, sino que te sobra y está desperdigada. Este artículo es el mapa que necesitas: un recorrido por cada categoría de software de gestión para restaurantes en España, con nombres concretos, precios orientativos y criterios reales para elegir sin tirar el dinero.

TPV para restaurantes: el corazón del negocio

El terminal punto de venta sigue siendo la pieza central. En España, la normativa de facturación electrónica que se aplicará de forma escalonada según el Real Decreto 1007/2023, conocido como reglamento Verifactu, obliga a que tu TPV genere registros inalterables. Esto descarta soluciones caseras o software sin certificar.

Los TPV más implantados en hostelería española son Agora, Revo XEF, Last.app y Lightspeed Restaurant. Cada uno tiene su perfil: Revo domina en grupos de restauración con varios locales porque su ecosistema permite gestión centralizada. Agora tiene una base enorme en bares y restaurantes de barrio por su precio ajustado. Last.app ha crecido mucho entre locales que venden también por delivery porque integra canales de pedido directamente en el TPV.

Antes de firmar nada, pregunta tres cosas: si el software cumple con Verifactu, qué pasa con tus datos si cambias de proveedor, y si el soporte técnico tiene horario de hostelería, es decir, noches y fines de semana. Un TPV que se cae un viernes a las diez de la noche y no tiene a nadie al teléfono hasta el lunes es un lujo que no puedes permitirte.

Gestión de turnos y equipos: donde más dinero se pierde sin saberlo

Si hay un área donde la hostelería española sigue funcionando con herramientas del siglo pasado, es la planificación de turnos. Grupos de WhatsApp, hojas de cálculo compartidas que nadie actualiza, cuadrantes impresos en la puerta del vestuario que ya están obsoletos cuando la tinta se seca. Mientras tanto, el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 34 exige que el registro de jornada sea diario y que el trabajador conozca la distribución de su horario con una antelación mínima de cinco días según la mayoría de convenios de hostelería provinciales.

Aquí es donde herramientas específicas marcan una diferencia brutal. Todeus resuelve precisamente este punto: permite crear cuadrantes de turnos que cumplen con el convenio colectivo aplicable, gestionar cambios en tiempo real y mantener el registro horario integrado sin que tengas que cruzar datos entre tres aplicaciones. Si un camarero pide un cambio de turno, lo gestiona desde el móvil, tú lo apruebas y el cuadrante se actualiza para todo el equipo. Eso, que parece sencillo, elimina un porcentaje enorme de los conflictos y errores que acaban en sanciones de la ITSS.

Otras opciones en el mercado son Factorial, más generalista y orientada a cualquier sector, Bizneo o Sesame, pero ninguna tiene el foco específico en hostelería que permite adaptar reglas de turnos partidos, sextos días o compensaciones por festivos según convenio.

Reservas y gestión de sala: más allá de apuntar en la libreta

El negocio de las reservas online está maduro en España, y los dos grandes nombres son TheFork (antes ElTenedor) y CoverManager. TheFork tiene la ventaja de su base de usuarios enorme, pero el coste por comensal y las promociones agresivas no gustan a todos los restauradores. CoverManager cobra una cuota fija mensual sin comisión por cubierto, lo que lo hace más predecible para el margen.

Luego están las soluciones que combinan reservas con gestión de sala: Tablein es una opción accesible para locales pequeños, y ResDiary está entrando fuerte en España con integraciones interesantes con Google. El criterio clave es si necesitas que el sistema te traiga clientes nuevos, ahí TheFork gana, o si ya tienes demanda suficiente y solo necesitas organizar tu sala sin pagar comisiones.

Un error frecuente es tener reservas por teléfono, por web propia, por TheFork y por Google simultáneamente sin que esos canales se sincronicen. Eso genera overbooking y enfados. Antes de añadir un canal nuevo, asegúrate de que se conecta con tu sistema central.

Delivery y pedidos online: integrar o morir de éxito

Glovo, Uber Eats, Just Eat y, en algunas zonas, Stuart para la logística. Si trabajas con más de una plataforma de delivery, necesitas un integrador que centralice todos los pedidos en una sola pantalla y los envíe a cocina sin que nadie tenga que estar pendiente de tres tablets diferentes.

Ordatic es el líder español en este nicho: recoge pedidos de todas las plataformas, los unifica y los manda al TPV o a la impresora de cocina. Deliverect es la alternativa internacional con buena presencia aquí. Last.app, mencionado antes como TPV, también resuelve esta parte si ya lo usas como terminal.

El aspecto económico es delicado. Las comisiones de las plataformas oscilan entre el 25% y el 35% en España. Muchos restaurantes están apostando por tener su propia web de pedidos con herramientas como Cheerfy o el módulo de pedidos de Revo, derivando tráfico propio para reducir dependencia. No es fácil, pero cada pedido directo que consigues es un pedido sin comisión del 30%.

Compras, inventario y escandallos: el margen está en los detalles

Aquí es donde menos restaurantes tienen tecnología implantada y donde más dinero se fuga sin control. Hablamos de controlar el coste de materia prima, que en un restaurante bien gestionado debería estar entre el 28% y el 33% de la facturación, dependiendo del concepto.

Marketman y Apicbase son dos de las soluciones más completas para gestión de compras e inventario en hostelería. Permiten crear escandallos digitales, conectar con proveedores para automatizar pedidos y hacer inventarios con el móvil escaneando productos. Tspoonlab, de origen español, se centra más en el escandallo y la ficha técnica nutricional, algo obligatorio desde el Reglamento UE 1169/2011 para la información al consumidor sobre alérgenos.

Para locales más pequeños que no necesitan tanta profundidad, algunas soluciones de TPV como Revo o Agora incluyen módulos básicos de inventario. No son tan potentes, pero si solo tienes un local con una carta de 30 referencias, pueden ser suficientes para empezar a controlar sin añadir otra herramienta más a la pila.

Un consejo práctico: antes de comprar cualquier software de inventario, dedica una semana a medir manualmente tu food cost real. Si no sabes de qué punto partes, no podrás valorar si la herramienta te está ayudando de verdad.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Cuánto cuesta digitalizar un restaurante en España?

Depende del tamaño y las necesidades, pero un restaurante medio con un local puede esperar un gasto de entre 200 y 500 euros al mes sumando TPV, gestión de turnos y reservas. Grupos con varios locales que añaden inventario y delivery pueden llegar a 800-1.500 euros mensuales. La clave es priorizar: empieza por el TPV y la gestión de personal, que son obligatorios y tienen retorno inmediato.

¿Es obligatorio tener un software de registro horario en hostelería?

El registro de jornada diario es obligatorio para todas las empresas desde el Real Decreto-ley 8/2019. No es obligatorio que sea digital, pero la ITSS acepta mucho mejor los registros digitales que las hojas en papel, y en caso de inspección la diferencia entre una sanción y un expediente limpio puede estar en la calidad del registro. Herramientas como Todeus generan ese registro de forma automática al gestionar los turnos.

¿Qué TPV cumple con la nueva normativa Verifactu en España?

La mayoría de los TPV grandes del mercado español (Revo, Agora, Last.app, Lightspeed) están adaptándose al reglamento Verifactu de facturación electrónica. Antes de contratar, pide por escrito la confirmación de que el software cumplirá los requisitos cuando entre en vigor la obligación para tu tamaño de empresa. Si tu proveedor no sabe responderte con claridad, es una señal de alarma.

¿Merece la pena tener web de pedidos propia o es mejor solo usar Glovo y Uber Eats?

Si el delivery representa más del 20% de tu facturación, tener un canal propio es casi obligatorio para proteger tu margen. Las plataformas cobran entre un 25% y un 35% de comisión. Un canal propio con una herramienta como Cheerfy o el módulo de pedidos de tu TPV tiene un coste fijo mucho menor. Eso sí, necesitas invertir en derivar tráfico: QR en sala, redes sociales, Google My Business.

¿Puedo integrar todas estas herramientas entre sí?

En la mayoría de casos sí, pero no de forma mágica. El TPV suele ser el eje central, y las demás herramientas se conectan a él mediante APIs o integraciones nativas. Antes de montar tu stack tecnológico, dibuja un mapa sencillo de qué datos necesitan pasar de un sistema a otro. Las integraciones más habituales son TPV con delivery (Ordatic o Deliverect), TPV con inventario (Marketman) y gestión de turnos con nóminas.