Si gestionas un restaurante con más de una persona en nómina, tienes la obligación legal de elaborar un registro salarial que desglosa lo que cobra cada trabajador por sexo y categoría. No es opcional, no es algo que afecte solo a grandes cadenas, y la Inspección de Trabajo ya está sancionando a locales que no lo tienen. El Real Decreto 902/2020 lo dejó claro, pero muchos gerentes de hostelería siguen sin saber exactamente qué datos incluir, cómo organizarlos ni qué pasa si la brecha supera el 25%. Esta guía te lo explica con un ejemplo real adaptado a las categorías típicas de un restaurante.

Qué exige exactamente el Real Decreto 902/2020 a tu restaurante

El Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres entró en vigor el 14 de abril de 2021. Desde entonces, todas las empresas sin importar su tamaño deben tener un registro retributivo actualizado. Esto incluye al bar de barrio con tres empleados y a la cadena con doscientos.

El registro debe recoger los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de toda la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupo profesional, categoría o puesto de trabajo de igual valor. No basta con un Excel genérico: hay que desglosar salario base, complementos de antigüedad, nocturnidad, propinas declaradas, horas extra y cualquier otro concepto retributivo.

El registro tiene que incluir la media aritmética y la mediana de cada concepto, separados por sexo. Si en tu local hay una diferencia igual o superior al 25% entre lo que cobran hombres y mujeres en alguna categoría, estás obligado a incluir una justificación objetiva de esa brecha. No vale decir que uno lleva más tiempo: hay que documentar los motivos con criterios verificables.

Un detalle que muchos pasan por alto: el registro se actualiza cada año natural, pero si modificas la estructura salarial o el convenio colectivo cambia las tablas, deberías revisarlo antes. La ITSS no va a aceptar un documento de 2022 como válido en una inspección de 2024.

Obligaciones distintas según el tamaño de tu plantilla

Aunque el registro salarial afecta a todas las empresas, lo que te exigen varía bastante según cuántas personas tengas contratadas. Conviene tenerlo claro para no quedarte corto ni dedicar recursos a algo que no te corresponde.

Si tu restaurante tiene menos de 50 trabajadores, necesitas el registro retributivo obligatorio con los datos que hemos descrito. Los representantes legales de los trabajadores, si los hay, tienen derecho a acceder a las diferencias porcentuales entre hombres y mujeres, pero no a los datos individualizados.

A partir de 50 trabajadores la cosa se complica. Además del registro, debes tener un plan de igualdad que incluya una auditoría retributiva completa. La auditoría va mucho más allá del registro: implica valorar puestos de trabajo, analizar si las diferencias tienen justificación y proponer medidas correctoras con calendario. El plazo para empresas de entre 50 y 100 trabajadores venció en marzo de 2022, así que si aún no lo tienes, ya llegas tarde.

En grupos de hostelería con más de 150 trabajadores, la obligación existe desde marzo de 2021. Y a partir de 250, desde 2020. Si formas parte de un grupo empresarial, ojo: el cómputo puede ser conjunto si hay unidad de dirección, lo que afecta a franquicias y grupos multimarca.

Las sanciones por incumplimiento van de 626 euros en su grado mínimo a 6.250 euros en grado máximo como infracción grave, según el artículo 7.13 de la LISOS. Si hay discriminación probada, se convierte en infracción muy grave con multas de hasta 187.515 euros.

Ejemplo práctico de registro salarial para un restaurante

Vamos a ver cómo quedaría un registro salarial real para un restaurante de tamaño medio con 18 empleados. Usaremos las categorías habituales del convenio colectivo de hostelería, que aunque varía por provincia, suele manejar grupos profesionales similares.

Imaginemos un local con jefe de cocina, cocineros, ayudantes de cocina, jefe de sala, camareros y personal de limpieza. Para cada categoría registramos el salario base, los complementos (nocturnidad, antigüedad, festivos) y las percepciones extrasalariales (dietas, transporte), calculando media y mediana por sexo.

Supongamos que en la categoría de camareros tienes 4 hombres con un salario medio de 1.380 euros brutos y 3 mujeres con 1.290 euros brutos. La diferencia es del 6,5%, lo cual no activa la obligación de justificación (que arranca en el 25%), pero sí debería hacerte pensar en si hay complementos que se distribuyen de forma desigual. A menudo la brecha en hostelería viene de las horas extra y la nocturnidad, que tienden a asignarse más a hombres.

En la categoría de personal de limpieza, si tienes 3 mujeres y ningún hombre, no puedes hacer la comparación por sexo, pero igualmente debes reflejar los datos. En cocina, si el jefe de cocina es hombre y cobra 2.100 euros mientras la única jefa de partida mujer cobra 1.650 euros, necesitas explicar que son puestos de distinto valor con funciones, responsabilidades y condiciones diferentes.

El formato no está regulado de forma estricta. Puedes usar una hoja de cálculo, el modelo del Ministerio de Trabajo (herramienta IR) o un software de gestión laboral. Lo importante es que esté completo, actualizado y accesible si la Inspección lo solicita.

Cómo automatizar el registro y la gestión salarial con Todeus

Si llevas la gestión de personal con hojas de cálculo dispersas, extraer los datos para el registro salarial se convierte en una tarea que consume horas cada vez que toca actualizarlo. Y los errores de cálculo o los datos incompletos son exactamente lo que busca un inspector.

Herramientas como Todeus centralizan toda la información de tu plantilla en un solo lugar: turnos, horas trabajadas, categorías profesionales y conceptos retributivos. Cuando necesitas generar el registro, los datos ya están ahí, organizados por sexo y grupo profesional, listos para exportar. Esto no solo te ahorra tiempo, sino que reduce el riesgo de inconsistencias entre lo que reflejas en el registro y lo que realmente pagas.

Al tener la planificación de turnos vinculada a los datos de cada trabajador, puedes detectar patrones que generan brecha sin que te des cuenta. Por ejemplo, si sistemáticamente asignas los turnos de noche o festivos a hombres, el complemento de nocturnidad se acumula y la diferencia salarial crece. Con visibilidad sobre estos datos, puedes corregir la distribución antes de que el registro refleje una brecha difícil de justificar.

No se trata de añadir más software a tu operativa, sino de que el sistema que ya usas para gestionar turnos y personal te dé también la información que necesitas para cumplir con la normativa sin dedicar una tarde entera a cruzar datos en Excel.

Errores frecuentes que cometen los restaurantes con el registro salarial

Hay patrones de error que se repiten con una frecuencia preocupante en el sector.

El primero es no incluir todos los conceptos retributivos. Muchos registros solo reflejan el salario base del convenio, como si los complementos no existieran. La normativa es clara: hay que incluir salario base, complementos salariales (antigüedad, nocturnidad, festivos, productividad) y percepciones extrasalariales (dietas, transporte, vestuario). Si un inspector ve que tu registro solo tiene una columna de salario base, vas a tener un problema.

El segundo error es mezclar categorías que no son equivalentes. Poner a un jefe de sala y a un camarero de barra en el mismo grupo distorsiona los datos e impide hacer una comparación real. Usa los grupos profesionales del convenio colectivo de hostelería de tu provincia como referencia. En la mayoría de convenios encontrarás entre cinco y siete grupos claramente definidos.

El tercero es olvidarse de la representación legal de los trabajadores. Si tu restaurante tiene comité de empresa o delegados de personal, deben ser consultados con al menos diez días de antelación antes de la elaboración del registro. No hacerlo es una irregularidad en sí misma.

Por último, un error sutil pero importante: no actualizar el registro cuando hay cambios significativos en la plantilla. Si contratas a cinco personas para temporada alta y todas son del mismo sexo, la composición por categoría y sexo cambia, y el registro debería reflejarlo. Mantener un documento estático durante doce meses y presentarlo como vigente es un riesgo innecesario.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Están obligados los restaurantes pequeños a tener registro salarial?

Sí. El Real Decreto 902/2020 obliga a todas las empresas, independientemente de su tamaño. Un restaurante con dos empleados tiene la misma obligación de elaborar el registro retributivo que una cadena con cientos. Lo que varía según el tamaño es si necesitas además un plan de igualdad y una auditoría retributiva, que son obligatorios a partir de 50 trabajadores.

¿Qué pasa si la brecha salarial en mi registro supera el 25%?

Si la diferencia entre la retribución media o mediana de hombres y mujeres supera el 25% en algún grupo profesional o categoría, debes incluir en el registro una justificación de que esa diferencia responde a motivos objetivos y no discriminatorios. Por ejemplo, diferencias en antigüedad, jornada o complementos vinculados a condiciones específicas del puesto. Si no puedes justificarlo, deberías revisar tu política retributiva.

¿Cada cuánto hay que actualizar el registro salarial en hostelería?

El registro debe actualizarse al menos una vez al año, coincidiendo con el año natural. Si hay cambios significativos en la estructura salarial, se firma un nuevo convenio colectivo o se producen variaciones relevantes en la composición de la plantilla, conviene revisarlo antes para que refleje la realidad retributiva actual.

¿Pueden los trabajadores de mi restaurante pedir ver el registro salarial?

Depende. Si tu restaurante tiene representación legal de los trabajadores (delegados de personal o comité de empresa), estos pueden acceder al contenido completo del registro. Si no hay representación legal, cualquier trabajador puede solicitar información, pero solo tendrá derecho a conocer las diferencias porcentuales entre hombres y mujeres, no los datos desagregados por puesto o persona.

¿Qué multa puede caer por no tener el registro salarial en regla?

No tener el registro retributivo o tenerlo incompleto se considera una infracción grave según la LISOS, con multas de entre 626 y 6.250 euros. Si además se demuestra que existe discriminación salarial por razón de sexo, la infracción pasa a muy grave, con sanciones que pueden alcanzar los 187.515 euros. La Inspección de Trabajo está priorizando este tipo de comprobaciones en sectores con alta temporalidad como la hostelería.