Suena el timbre a las 13:45 un viernes de agosto. No es un proveedor, es un inspector de trabajo. A partir de ese momento, cada papel que no encuentres y cada registro que falte se convierte en una posible sanción. Solo en 2023, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) levantó más de 12.000 actas de infracción en el sector de la hostelería española, muchas de ellas por irregularidades que se habrían resuelto con algo de orden y previsión. Si gestionas un restaurante, esta guía te interesa: vas a saber exactamente qué buscan los inspectores, cuánto cuestan los errores y cómo prepararte para que esa visita no se convierta en un problema financiero serio.

Las cinco infracciones que más actas generan en hostelería

Los inspectores no llegan improvisando. Trabajan con campañas sectoriales y saben dónde mirar. Estas son las infracciones que aparecen una y otra vez en los restaurantes españoles.

Ausencia o deficiencias en el registro de jornada. Desde que el Real Decreto-ley 8/2019 hizo obligatorio el registro diario de la jornada, este es el primer documento que piden. No basta con tener un papel colgado en cocina: el registro debe reflejar hora concreta de inicio y fin de cada trabajador, conservarse durante cuatro años y estar disponible en el momento de la inspección. Si tu camarero ficha la entrada pero no la salida, eso ya es una irregularidad.

Contratos irregulares o inexistentes. El trabajador que lleva tres días de prueba sin contrato firmado, el extra del fin de semana que cobra en mano, el falso autónomo que hace de cocinero fijo. El artículo 8.2 del Estatuto de los Trabajadores presume que existe relación laboral cuando hay prestación de servicios retribuida y dependiente. El inspector no necesita que tú se lo confirmes; le basta con observar cómo trabaja esa persona.

Incumplimiento en prevención de riesgos laborales (PRL). No tener evaluación de riesgos actualizada, carecer de formación documentada para los empleados o no disponer de los equipos de protección adecuados en cocina son infracciones graves. En hostelería, donde las quemaduras, cortes y caídas son frecuentes, la ITSS pone el foco aquí de forma sistemática.

Horas extraordinarias no compensadas ni registradas. El artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores limita la jornada máxima a 40 horas semanales en cómputo anual. Muchos convenios provinciales de hostelería permiten distribución irregular, pero exigen compensación. Si tu equipo hace más horas de las pactadas y no hay rastro documental, la multa es casi automática.

Incumplimiento del plan de igualdad y registro retributivo. Desde la entrada en vigor del Real Decreto 902/2020, todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben tener un registro retributivo. Las que superan los 50 trabajadores necesitan además un plan de igualdad negociado. No es algo que afecte solo a grandes cadenas: si tienes varios locales y sumas plantilla, probablemente ya estés obligado.

Cuantía de las sanciones: lo que realmente te juegas

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves. Las cuantías se actualizaron por última vez con la Ley 31/2022 de Presupuestos Generales del Estado. Conviene tener estos números en la cabeza porque muchos gerentes subestiman lo que cuesta un descuido.

Una infracción leve, como no informar al trabajador de sus condiciones laborales por escrito, va de 70 a 750 euros. Parece asumible, pero rara vez viene sola. Una infracción grave, como no llevar el registro de jornada o tener deficiencias serias en PRL, oscila entre 751 y 7.500 euros. Las infracciones muy graves, como emplear trabajadores sin alta en la Seguridad Social, van de 7.501 a 225.018 euros.

Lo que muchos no saben es que la ITSS puede imponer sanciones accesorias. Si te pillan con un trabajador sin dar de alta, además de la multa pagas las cotizaciones atrasadas con recargo. En casos de reincidencia, la Inspección puede proponer la suspensión de bonificaciones a la Seguridad Social que estuvieras disfrutando. Una infracción grave no solo cuesta la multa directa: puede tener un efecto cascada en las cuentas de tu restaurante durante meses.

Un dato que suele sorprender: si durante la inspección colaboras activamente, proporcionas toda la documentación y corriges la irregularidad antes de que se resuelva el acta, puedes beneficiarte de una reducción del 40% en el importe de la sanción si no recurres. No es un descuento menor.

Cómo funciona una inspección: qué esperar desde el minuto uno

Las inspecciones de trabajo en hostelería pueden ser de dos tipos: programadas, dentro de campañas sectoriales que la ITSS lanza periódicamente, o reactivas, motivadas por una denuncia de un trabajador, un accidente laboral o un aviso de la Seguridad Social al detectar irregularidades en los datos de cotización.

El inspector se identifica con su credencial y tiene derecho a acceder a cualquier zona del local sin previo aviso. Puede entrevistar a los trabajadores en privado, revisar documentación in situ y solicitar que le envíes documentos adicionales en un plazo determinado, habitualmente diez días hábiles.

Durante la visita, lo primero que suele pedir es el libro de visitas (que desde 2016 puede ser electrónico a través del sistema online de la ITSS), los contratos de los trabajadores presentes, el registro de jornada y la documentación de PRL. También observa las condiciones del local: si la cocina tiene suelos antideslizantes, si hay extintores revisados, si los EPIs están disponibles y en buen estado.

Un error habitual es ponerse nervioso e intentar improvisar respuestas. Si un documento no lo tienes a mano, dilo con sinceridad y comprométete a enviarlo en plazo. Mentir o dificultar la labor inspectora es en sí mismo una infracción muy grave, con multas de hasta 225.018 euros. La transparencia, aunque duela en ese momento, siempre es mejor estrategia.

Tras la visita, el inspector puede tomar tres caminos: archivar sin más si todo está correcto, emitir un requerimiento para que subsanes deficiencias en un plazo concreto, o levantar acta de infracción directamente. El requerimiento no es una sanción, es una oportunidad. Aprovéchala.

Checklist para tener tu restaurante preparado con Todeus

La mejor inspección es la que no te preocupa porque sabes que todo está en orden. Esto es lo que deberías tener controlado en todo momento.

Primero, el registro de jornada diario de cada trabajador. Tiene que ser fiable, accesible y estar guardado cuatro años. Las hojas de Excel editables o los cuadrantes escritos a lápiz generan desconfianza al inspector. Herramientas como Todeus permiten que tus empleados fichen desde el propio sistema de gestión del restaurante, vinculando el registro de jornada con los turnos planificados. Esto no solo cumple con la norma, sino que te da trazabilidad completa si el inspector pregunta por discrepancias entre horas contratadas y horas reales.

Segundo, contratos actualizados y accesibles. Cada trabajador que esté en el local debe tener su contrato firmado, con las modificaciones pactadas reflejadas por escrito. Guarda copias digitales organizadas por empleado.

Tercero, documentación de PRL al día. Necesitas la evaluación de riesgos específica para tu restaurante (no vale una genérica), la planificación de actividades preventivas, los certificados de formación en PRL de cada trabajador y el registro de entrega de EPIs. Si tu servicio de prevención ajeno te manda estos documentos una vez al año y los metes en un cajón, eso no es prevención: es burocracia.

Cuarto, nóminas y registro retributivo. Tus nóminas deben reflejar correctamente todos los conceptos salariales del convenio colectivo provincial que te aplique. El registro retributivo desglosado por sexo debe estar actualizado anualmente.

Quinto, calendario laboral visible. El artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores exige que el calendario laboral esté expuesto en un lugar visible del centro de trabajo. Es algo tan sencillo que se olvida constantemente, y es lo primero que mira un inspector al entrar.

Errores que cometes sin saberlo y que el inspector detecta en segundos

Hay infracciones evidentes y luego hay errores sutiles que los gerentes cometen de buena fe, pensando que están haciendo las cosas bien.

El primero es confundir el cuadrante de turnos con el registro de jornada. El cuadrante es una planificación previa; el registro es la anotación real de lo que ha ocurrido cada día. Si solo tienes cuadrantes, no estás cumpliendo. El inspector necesita ver que a las 10:17 entró María y a las 18:42 salió, no que estaba planificada de 10 a 19.

El segundo es tener trabajadores a tiempo parcial sin el registro de horas complementarias. El artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores exige un registro separado de las horas complementarias realizadas, que debe entregarse junto con la nómina. Este detalle pasa desapercibido hasta que un inspector lo busca, y siempre lo busca cuando ve contratos a tiempo parcial en hostelería.

El tercero es asumir que la formación en PRL de hace tres años sigue siendo válida. Si has cambiado la maquinaria de cocina, ampliado la terraza o incorporado una nueva freidora industrial, la evaluación de riesgos tiene que actualizarse y los trabajadores necesitan formación específica sobre esos nuevos riesgos. La normativa no fija un plazo estándar de caducidad: la formación debe ser continua y adaptada.

El cuarto error es no tener acuerdo escrito de distribución irregular de jornada. Muchos convenios de hostelería permiten al empresario distribuir irregularmente hasta un 10% de la jornada anual, pero requieren preavisos al trabajador y compensación en un plazo determinado. Si aplicas distribución irregular sin documentarlo, estás generando horas extras no reconocidas, que es una infracción grave.

Y el quinto, que parece menor pero irrita especialmente a los inspectores: no tener identificados a los trabajadores presentes en el momento de la visita. Si un inspector pregunta a tu personal quién son y bajo qué contrato trabajan, y las respuestas no cuadran con la documentación, la visita toma un cariz muy diferente.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Puede un inspector de trabajo entrar en mi restaurante sin avisar?

Sí. Los inspectores de trabajo tienen la facultad de acceder a cualquier centro de trabajo sin necesidad de aviso previo ni autorización judicial, según el artículo 5.1 de la Ley 23/2015 Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo. Pueden presentarse en cualquier momento durante el horario de actividad del restaurante.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar el registro de jornada de mis empleados?

El registro de jornada debe conservarse durante cuatro años, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Debe estar disponible para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo en cualquier momento.

¿Me pueden sancionar si un trabajador lleva solo dos días sin contrato firmado?

Sí. La obligación de formalizar el contrato por escrito nace desde el primer día de la relación laboral para contratos que lo requieran. No dar de alta a un trabajador en la Seguridad Social, aunque sea por un solo día, es una infracción muy grave con multas desde 7.501 euros.

¿Qué pasa si la inspección me hace un requerimiento y no lo cumplo en plazo?

Si no cumples el requerimiento en el plazo que te da el inspector, este puede levantar acta de infracción. Además, el incumplimiento del requerimiento puede ser considerado como agravante a la hora de graduar la sanción, elevando su cuantía dentro del tramo correspondiente.

¿Puedo reducir el importe de la sanción si me multan?

Sí. Si pagas la sanción propuesta en el acta sin presentar recurso ni alegaciones, puedes beneficiarte de una reducción del 40% sobre el importe. Esta reducción se aplica automáticamente al realizar el pago voluntario en el plazo establecido. Es compatible con otras reducciones que puedan aplicar algunos procedimientos autonómicos.