Suena el timbre del restaurante fuera de hora de servicio. No es un proveedor. Es un inspector de la ITSS que viene sin avisar, como es habitual, y quiere ver documentación. En ese momento, o la tienes en orden o empieza un problema que puede costarte entre 750 y 225.018 euros según la gravedad. La buena noticia es que una inspección de trabajo en un restaurante no es un examen sorpresa si sabes lo que van a revisar. Aquí tienes el checklist completo de lo que mira un inspector, punto por punto, con las referencias legales que aplican y los consejos que solo te da alguien que ha acompañado a decenas de hosteleros en estas visitas.

Qué documentación laboral te van a pedir nada más llegar

Lo primero que hace un inspector al identificarse es solicitar la documentación básica de la empresa y de cada trabajador presente en el local. No negocia, no espera: la quiere en ese momento o en un plazo muy corto que él mismo fija.

Estos son los documentos que deberías tener accesibles en todo momento, idealmente en una carpeta física en el local y respaldados en formato digital:

• Contratos de trabajo de todos los empleados, firmados y con copia para el trabajador. El inspector verificará que coinciden con los modelos comunicados al SEPE y que el tipo de contrato se ajusta a la realidad (cuidado con los temporales encadenados tras la reforma laboral de 2022).
• Nóminas de los últimos meses, firmadas o con justificante de transferencia bancaria. Revisará que los conceptos salariales cumplen el convenio colectivo de hostelería de tu provincia.
• TC2 y recibos de liquidación de cotizaciones a la Seguridad Social. Los impagos o retrasos en cotizaciones son infracción grave.
• Libro de visitas, que desde 2016 puede ser electrónico a través del sistema de la ITSS, pero muchos restaurantes aún no lo tienen dado de alta.
• Acuerdo de trabajo y calendario laboral del año en curso, visible para los empleados según el artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores.

Un consejo que doy siempre: ten una copia del convenio colectivo vigente de hostelería de tu provincia impresa o en PDF accesible. Cuando el inspector pregunte por categorías profesionales o salarios base, podrás contrastar sobre la marcha en lugar de quedarte en blanco.

El registro de jornada: donde caen la mayoría de sanciones

Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el registro diario de jornada es obligatorio para todos los trabajadores sin excepción. Es, con diferencia, el punto donde más restaurantes reciben sanciones. No porque incumplan a propósito, sino porque el sistema que utilizan no cumple los requisitos legales o simplemente no lo aplican de forma consistente.

El inspector va a comprobar varias cosas concretas respecto al registro horario.

Primero, que el registro exista y sea diario, no semanal ni mensual. Cada jornada debe tener hora de inicio y hora de finalización real, no la teórica del contrato. Si tu cocinero entró a las 9:47 y salió a las 17:12, eso es lo que debe reflejar el registro, no un bonito 10:00 a 18:00 que coincide sospechosamente con el contrato.

Segundo, que se conserve durante cuatro años y esté a disposición de los trabajadores, sus representantes y la propia ITSS. Guardar papeles sueltos en una caja no es un sistema fiable. He visto inspecciones donde el gerente buscaba hojas de registro durante cuarenta minutos mientras el inspector tomaba nota de cada minuto de espera.

Tercero, que el sistema sea fiable y no manipulable. Las hojas de Excel editables sin control de cambios son problemáticas. Las hojas de papel donde solo firma el empleado a final de mes sin detalle diario, también. Un sistema digital con marca temporal que no permita edición retroactiva sin trazabilidad es lo que la ITSS considera aceptable.

La sanción por no llevar registro de jornada se califica como infracción grave según el artículo 7.5 del Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros. Si de la falta de registro se deduce que hay horas extra no pagadas ni cotizadas, la cosa se complica mucho más.

Prevención de riesgos laborales: lo que olvidan los restaurantes pequeños

Existe un mito extendido entre hosteleros con menos de diez empleados: “Yo soy pequeño, no me aplica la prevención de riesgos”. Es rotundamente falso. La Ley 31/1995 de PRL aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin excepción de tamaño.

El inspector revisará que tienes contratado un servicio de prevención ajeno (lo más habitual en hostelería) o que has asumido tú mismo la prevención si cumples los requisitos del artículo 11 del Reglamento de los Servicios de Prevención. Más allá del contrato con la empresa de prevención, que casi todos tienen aunque sea para cubrir el expediente, lo que realmente mira el inspector es si la prevención se aplica de verdad en el día a día.

Esto incluye que tengas la evaluación de riesgos actualizada y específica para tu restaurante. No vale una evaluación genérica de “restaurante tipo” que te hizo la empresa de prevención en 2019 y no has vuelto a tocar. Si has cambiado la cocina, el horno, los turnos o la distribución del local, la evaluación debe reflejar la realidad actual.

También comprobará que los trabajadores han recibido formación en PRL documentada, con acuse de recibo firmado; que tienes botiquín de primeros auxilios completo y accesible; y que los equipos de protección individual necesarios están disponibles y en buen estado: guantes anticorte, calzado antideslizante, protección auditiva si la cocina lo requiere.

Un punto que muchos pasan por alto es la vigilancia de la salud. Debes ofrecer reconocimiento médico a tus empleados. No puedes obligarles a hacerlo salvo excepciones tasadas, pero sí debes acreditar que se lo has ofrecido por escrito y que tienen la posibilidad real de realizarlo.

Las infracciones en materia de PRL pueden ser leves (hasta 2.450 euros), graves (hasta 49.180 euros) o muy graves (hasta 983.736 euros, ampliables en caso de accidente laboral con daños). No es un tema menor.

Cómo tener el registro horario bajo control con Todeus

De todos los puntos que revisa un inspector, el registro de jornada es el que más fácilmente se puede resolver con tecnología adecuada y el que más dolores de cabeza causa cuando se deja en manos de métodos artesanales. He visto restaurantes multados por usar una libreta donde los camareros apuntaban a bolígrafo su hora de entrada, sin ningún mecanismo que garantizara que la anotación se hacía en tiempo real.

Todeus permite a los equipos de hostelería fichar desde el propio local con registro de marca temporal automática, sin posibilidad de modificación retroactiva no trazable. Esto es exactamente lo que un inspector busca cuando evalúa la fiabilidad del sistema de registro. Además, conserva los datos durante el periodo legalmente exigido y los hace accesibles en formato descargable, algo que simplifica enormemente el momento de la visita.

Más allá de cubrir el expediente legal, lo interesante para ti como gerente es que un sistema de control horario bien implementado te da visibilidad real sobre las horas extra, los descansos entre jornadas (recuerda: mínimo 12 horas según el artículo 34.3 del Estatuto de los Trabajadores) y el cumplimiento del descanso semanal. Es decir, te protege de sanciones porque te permite detectar los problemas antes de que llegue el inspector.

Un detalle práctico: cuando un inspector pide los registros horarios, valora muy positivamente que puedas mostrárselos en pantalla y exportarlos en el acto. La agilidad en la respuesta transmite orden y reduce el nivel de escrutinio sobre el resto de la documentación. No es una regla escrita, pero después de veinte años acompañando estas visitas, te aseguro que funciona así.

Errores habituales que convierten una visita rutinaria en expediente sancionador

La mayoría de expedientes sancionadores en hostelería no nacen de irregularidades graves premeditadas, sino de descuidos acumulados que se hacen visibles el día de la inspección. Después de acompañar a gerentes en decenas de visitas, estos son los errores que veo repetirse una y otra vez.

Tener trabajadores sin contrato formalizado, aunque sea el sobrino que “solo está echando una mano esta semana”. Si el inspector encuentra a una persona realizando tareas propias de la actividad del restaurante sin estar dada de alta en la Seguridad Social, es infracción muy grave con multas de 3.126 a 10.000 euros por cada trabajador afectado. Si es reincidente, las cifras se multiplican.

Otro error frecuente es no respetar los periodos de descanso. El convenio colectivo de hostelería de la mayoría de provincias establece condiciones específicas sobre turnos partidos, descanso entre jornadas y compensación de festivos. Que el sector tenga horarios complicados no exime de cumplir las normas; simplemente exige una planificación más cuidadosa de los cuadros horarios.

También genera problemas la falta de información salarial. Desde la entrada en vigor del Real Decreto 902/2020 sobre igualdad retributiva, las empresas con más de 50 trabajadores deben tener un registro retributivo completo. Los restaurantes más pequeños, por su parte, están obligados a llevar un registro salarial desglosado por sexo que incluya valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales.

Un clásico que cierra la lista: no tener actualizado el parte de accidentes o no haber comunicado un accidente laboral en plazo. La comunicación de accidentes con baja debe hacerse en 5 días hábiles a través del sistema Delt@. Los accidentes sin baja se comunican mensualmente. Saltarse estos plazos o directamente no comunicar es una señal roja que puede desencadenar una inspección más profunda.

La clave para evitar todo esto no es memorizar cada norma, sino tener sistemas y rutinas que aseguren el cumplimiento sin depender de tu memoria o la de tu encargado de turno. Documenta, digitaliza y revisa una vez al trimestre. Es la mejor inversión de tiempo que puedes hacer.

Comparativa

Preguntas frecuentes

¿Puede un inspector de trabajo entrar en mi restaurante sin previo aviso?

Sí. Los inspectores de la ITSS tienen potestad para personarse sin comunicación previa en cualquier centro de trabajo, a cualquier hora del día o de la noche, según el artículo 5.1 de la Ley 23/2015 Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo. No necesitan orden judicial ni cita previa. Obstruir o impedir la entrada se considera infracción muy grave.

¿Cuánto tiempo tengo para entregar la documentación si no la tengo en el local?

El inspector puede exigir la documentación en el acto si se trata de documentos que deben estar disponibles en el centro de trabajo, como el registro de jornada o el calendario laboral. Para otros documentos, como contratos archivados o TC2, suele conceder un requerimiento con un plazo de entre 5 y 15 días hábiles para presentarlos en la oficina de la Inspección. No cumplir ese plazo puede derivar en sanción por obstrucción.

¿Qué pasa si tengo un trabajador en periodo de prueba y no tiene contrato firmado el día de la inspección?

El contrato debe estar formalizado y comunicado al SEPE antes de que el trabajador comience a prestar servicios. El periodo de prueba no exime de esta obligación; de hecho, para que el periodo de prueba sea válido debe constar por escrito en el contrato. Si el inspector encuentra a alguien trabajando sin contrato, presumirá relación laboral indefinida y a jornada completa, además de levantar acta por falta de alta en Seguridad Social.

¿Me pueden sancionar por no tener el plan de igualdad si soy un restaurante pequeño?

El plan de igualdad es obligatorio para empresas con más de 50 trabajadores. Sin embargo, el registro retributivo desglosado por sexo (Real Decreto 902/2020) es obligatorio para todas las empresas independientemente de su tamaño. Si tienes menos de 50 empleados no te sancionarán por carecer de plan de igualdad, pero sí pueden hacerlo si no dispones de registro retributivo actualizado.

¿Puedo recurrir un acta de infracción de la Inspección de Trabajo?

Sí. Una vez notificada el acta de infracción, dispones de 15 días hábiles para presentar alegaciones ante el órgano que instruye el procedimiento sancionador. Si la resolución es desfavorable, puedes recurrir en alzada y, agotada la vía administrativa, acudir a la jurisdicción contencioso-administrativa. Es recomendable contar con asesoramiento jurídico especializado en derecho laboral desde el momento en que recibes el acta.