Llega junio y con él la pregunta que quita el sueño a cualquier gerente de restaurante: ¿cómo das vacaciones a tu equipo cuando más trabajo tienes? El Estatuto de los Trabajadores reconoce 30 días naturales de vacaciones anuales, y no puedes saltártelo por mucha terraza llena que tengas. Pero tampoco puedes quedarte sin cocineros un sábado de agosto. El equilibrio existe, aunque exige planificación real, no improvisación de última hora. En esta guía te explico cómo montar un sistema de solicitudes justo, respetar la ley y mantener el servicio con plantillas ajustadas durante los meses de más facturación.

Qué dice la ley sobre las vacaciones en hostelería

Lo primero es tener claro el marco legal, porque muchos conflictos nacen de interpretaciones erróneas. El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores establece que todo empleado tiene derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año. Eso no es negociable, ni siquiera en agosto.

El mismo artículo establece que el período de disfrute se fijará de común acuerdo entre empresa y trabajador, conforme a lo que establezca el convenio colectivo aplicable. Y aquí es donde la hostelería tiene matices importantes. La mayoría de convenios provinciales permiten que el empresario excluya determinados períodos de alta actividad para el disfrute vacacional, siempre que se comunique con antelación suficiente y se garanticen al menos 15 días consecutivos entre junio y septiembre.

Por ejemplo, el convenio de hostelería de Barcelona permite que el empresario fije hasta el 50% de los días de vacaciones atendiendo a necesidades organizativas. El de Madrid establece que el cuadro de vacaciones debe estar cerrado antes del 30 de abril. Si no conoces tu convenio provincial, estás trabajando a ciegas.

Otro punto crítico: las vacaciones no disfrutadas no se pierden al terminar el año natural si la empresa no ofreció la posibilidad real de tomarlas. La Inspección de Trabajo (ITSS) sanciona esta práctica con multas de entre 750 y 7.500 euros por trabajador afectado. No es un riesgo teórico; es una realidad que he visto en más de un grupo de restauración.

El cuadro de vacaciones: cómo montarlo sin que nadie se sienta perjudicado

El cuadro de vacaciones es tu herramienta principal, y debería estar listo como mínimo dos meses antes del inicio del verano. Si lo cierras en mayo para un verano que empieza en junio, llegas tarde. Lo ideal es empezar en marzo.

El proceso que mejor funciona tiene tres fases. Primero, recoges las preferencias de cada trabajador con un formulario simple donde indica sus fechas ideales y alternativas. Segundo, cruzas esas preferencias con las necesidades operativas de cada puesto: no puedes tener a los dos jefes de partida fuera la misma semana. Tercero, publicas el cuadro provisional y das un plazo de cinco días laborables para alegaciones.

Un criterio de rotación transparente evita el 90% de los conflictos. Puedes usar antigüedad alternada: el trabajador con más antigüedad elige primero un año y último el siguiente. Así nadie tiene prioridad permanente. Documenta el criterio por escrito y que lo firmen todos al incorporarse. Lo que no está escrito no existe cuando surge el problema.

También es clave que el cuadro refleje los días exactos, no semanas genéricas. “Segunda quincena de julio” genera malentendidos; “del 15 al 29 de julio, ambos inclusive” no deja margen a la interpretación.

Mantener la operativa con plantilla mínima: estrategias reales

Gestionar vacaciones en verano no es solo un problema de recursos humanos, es un problema operativo. Si te quedas corto de personal un viernes de agosto, pierdes dinero y reputación. Estas son las estrategias que he visto funcionar en restaurantes de entre 15 y 60 empleados.

Contratos de interinidad o refuerzo estacional. El artículo 15 del Estatuto de los Trabajadores permite contratos temporales para sustituir a trabajadores con derecho a reserva de puesto. Formaliza el contrato indicando el nombre del trabajador sustituido y la causa. Un contrato mal redactado se convierte en indefinido si el trabajador lo impugna.

La segunda estrategia es la polivalencia planificada. Si durante el invierno has formado a tu segundo de cocina para cubrir partida de entrantes, en verano puedes funcionar con una persona menos sin que el servicio se resienta. Esto no se improvisa en julio; se trabaja desde enero.

La tercera es ajustar la carta. Reducir un 20% las referencias durante las semanas de más rotación vacacional te permite mantener tiempos de servicio con menos personal en cocina. Muchos restaurantes ya lo hacen con cartas de verano, pero pocos lo plantean como herramienta de gestión de personal. Lo es.

Por último, revisa los horarios. El artículo 34 del ET permite la distribución irregular de la jornada hasta un 10% anual, salvo que el convenio diga otra cosa. Puedes concentrar más horas en las semanas previas o posteriores a las vacaciones de cada empleado, siempre respetando los descansos mínimos entre jornadas (12 horas) y semanales (día y medio).

Gestionar solicitudes y conflictos con herramientas digitales

El WhatsApp del grupo de trabajo no es una herramienta de gestión de vacaciones. Parece obvio, pero en 2024 sigo viendo restaurantes donde las solicitudes se hacen por mensaje privado al encargado, sin registro, sin confirmación formal y sin trazabilidad. Cuando dos camareros reclaman la misma semana y no hay prueba de quién pidió antes, el conflicto está servido.

Un software de gestión de turnos y vacaciones cambia completamente esta dinámica. Plataformas como Todeus permiten que cada trabajador solicite sus vacaciones desde el móvil, que el responsable vea en tiempo real cómo afecta al cuadro general y que todo quede registrado con fecha, hora y estado de la solicitud. Eso no es un lujo tecnológico; es higiene organizativa básica.

Lo que necesitas de cualquier herramienta que elijas es que cumpla tres funciones: registro formal de solicitudes con sello de tiempo, visión global del equipo para detectar solapamientos antes de aprobar, y comunicación automática al trabajador del estado de su petición. Si lo haces en papel o en un Excel compartido, funcionará hasta que tengas 12 empleados. A partir de ahí, el Excel se rompe.

Un consejo práctico: configura la herramienta para que las solicitudes de verano se abran el 1 de marzo y se cierren el 15 de abril. Tener un plazo claro reduce la presión de “es que no sabía que tenía que pedirlo ya” y te da tiempo real para organizar.

Errores frecuentes que acaban en sanción o en juzgado

Después de dos décadas en el sector, estos son los errores que veo repetirse cada verano y que puedes evitar con planificación.

No publicar el cuadro de vacaciones. Muchos convenios de hostelería obligan a que el cuadro esté visible en el centro de trabajo. Si no lo publicas y un trabajador denuncia, la ITSS puede sancionarte aunque las vacaciones estuvieran bien organizadas en tu cabeza.

Imponer vacaciones con menos de dos meses de antelación. El ET no fija un plazo exacto, pero la jurisprudencia consolidada del Tribunal Supremo establece que el trabajador debe conocer sus fechas con al menos dos meses de antelación. Si le dices en julio que se va de vacaciones en agosto, puede impugnarlo.

Compensar vacaciones con dinero. Las vacaciones son irrenunciables. No puedes pagar a un cocinero para que no se tome sus días, salvo en caso de extinción de contrato. Si la ITSS detecta esta práctica, la sanción es grave y el trabajador conserva el derecho a disfrutar los días.

No controlar el saldo de vacaciones acumulado. Si llegas a noviembre y tres trabajadores aún tienen 15 días pendientes, tendrás un problema mayor que el de verano. Lleva un control mensual del saldo consumido por cada empleado y actúa antes de que se acumulen los días.

Evitar estos errores no requiere un departamento de RRHH. Requiere un sistema claro, un calendario visible y la disciplina de revisarlo cada mes.

Preguntas frecuentes

¿Puede el restaurante prohibir vacaciones en agosto?

Depende del convenio colectivo aplicable. El Estatuto de los Trabajadores no prohíbe que la empresa limite determinados períodos, pero la mayoría de convenios de hostelería exigen que se garantice al menos un período de 15 días consecutivos entre junio y septiembre. Consulta tu convenio provincial para conocer las restricciones exactas y comunícalas por escrito al equipo antes de abrir el plazo de solicitudes.

¿Cuántos días de vacaciones corresponden a un contrato temporal de verano?

Los días se calculan de forma proporcional al tiempo trabajado. Un contrato de tres meses genera aproximadamente 7,5 días naturales de vacaciones. Si el contrato finaliza antes de que el trabajador disfrute esos días, se le compensan económicamente en el finiquito, ya que la extinción del contrato es la única excepción legal a la prohibición de compensar vacaciones con dinero.

¿Qué pasa si dos trabajadores piden las mismas fechas de vacaciones?

Si no hay acuerdo, se aplica el criterio establecido en el convenio colectivo o, en su defecto, el que la empresa haya fijado previamente por escrito. El criterio de antigüedad alternada es el más extendido en hostelería: un año elige primero el más antiguo, al siguiente el más reciente. Lo importante es que el criterio exista, esté documentado y se aplique de forma consistente.

¿Puedo partir las vacaciones del personal en varios períodos durante el verano?

Sí, siempre que haya acuerdo con el trabajador y se respete lo que establezca el convenio. La mayoría de convenios de hostelería exigen un período ininterrumpido mínimo de dos semanas. El resto de días pueden fraccionarse en períodos más cortos. No puedes imponer unilateralmente el fraccionamiento; necesitas el consentimiento del empleado o que el convenio te lo permita expresamente.

¿Con cuánta antelación debo comunicar las vacaciones aprobadas a cada empleado?

El Estatuto de los Trabajadores no establece un plazo específico, pero la jurisprudencia del Tribunal Supremo considera que el trabajador debe conocer sus fechas con un mínimo de dos meses de antelación. Para un verano que arranca en junio, el cuadro debería estar cerrado y comunicado antes del 30 de abril. Comunicarlo más tarde te expone a impugnaciones y a sanciones de la Inspección de Trabajo.